Wissensmanagement | Wissensmanagement in Rechtsanwaltskanzleien

Angesichts der wachsenden Informationsflut durch neue Normen, Gerichtsentscheidungen und aktuelle Entwicklungen der Rechtswissenschaft ist ein effizientes Wissensmanagement für Juristen unerlässlich. Dies gilt insbesondere für die anwaltliche Praxis als „wissensintensive“ Berufstätigkeit, in deren Mittelpunkt die laufende Generierung und professionelle Vermittlung juristischen Know-hows steht. Wissensmanagement spielt dabei eine wichtige Rolle im Rahmen des Kanzleimanagements (dazu: Schulz, in: Deutscher AnwaltSpiegel 24/2010 sowie 02/2012). Die Bedeutung von Wissensmanagement haben inzwischen viele Kanzleien erkannt und ein Wissensmanagementsystem in der einen oder anderen Form eingeführt. Dessen Ausgestaltung richtet sich dabei nach der Kanzleigröße und dem jeweiligen Fokus der Anwalts­tätigkeit. Wissensmanagement ist inzwischen längst nicht mehr nur ein Thema für große Kanzleien, sondern bietet auch mittelständischen und kleineren Kanzleien vielfältige Chancen und Vorteile. Allerdings erfordert die erfolgreiche Verankerung in der Kanzleiorganisation die Konzeption einer maßgeschneiderten Wissensstrategie, die Entwicklung einer sogenannten Wissenskultur sowie den Einsatz geeigneter „Knowledge Tools“ unter Einbeziehung aktueller juristischer Onlineangebote

Konzeption einer Wissensstrategie Wissensmanagement ist kein Selbstzweck, sondern Mittel zur effizienten Kanzleiorganisation. Ferner ermöglicht Wissensmanagement die Bewältigung der Informationsflut und hat insbesondere für Anwälte eine Reihe weiterer Vorteile (u.a. Motivation von Mitarbeitern, Förderung von Mandantenbindung und Marketing, vgl. Schulz, in: Deutscher Anwaltspiegel 24/2010). Die Realisierung dieser Vorteile erfordert allerdings die Entwicklung einer Wissensstrategie in enger Abstimmung mit der jeweiligen Kanzleistrategie. Dementsprechend ist die Kanzleistrategie darauf hin zu analysieren, wie ihre Positionierung im Wettbewerb ist und wo die jeweiligen Stärken und Schwächen im Hinblick auf vorhandene Kompetenzen und Ressourcen liegen: Wo liegen die Schwerpunkte der Beratung, welche Rechtsbereiche sind besonders wichtig, welche Mandanten und Märkte sollen besonders gepflegt oder neu hinzugewonnen werden? Die Beantwortung derartiger Fragen determiniert zugleich den Auf- und Ausbau der notwendigen Wissensressourcen. So liegt es beispielsweise nahe, dass eine Kanzlei mit vielen Mandanten aus dem Mittelstand eine Musterdokumentensammlung zum GmbH-Recht aufbaut und diese in den Fokus ihrer Initiativen zum Wissensmanagement stellt.

Entwicklung einer sogenannten „Wissenskultur“ Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für ein funktionierendes Wissensmanagement ist die Schaffung einer „Wissenskultur“, also der Bereitschaft von Anwälten und Mitarbeitern, ihr individuelles Wissen mit anderen zu teilen. Hier besteht in vielen Kanzleien Verbesserungsbedarf, denn viele Anwälte agieren (auch wegen ihrer auf individuelle Fachkompetenz ausgerichteten Berufsausbildung) stärker als „Einzelkämpfer“. Hinzu kommen weitere Hindernisse bei der Wissensteilung wie eine starke Fokussierung auf die unmittelbar umsatzwirksame Arbeit am Mandat bis hin zu der (mehr oder minder offen ausgesprochenen) Kritik manch eines Kollegen, ob sich die Mitwirkung beim Wissensmanagement lohne oder ob Wissensteilung nicht zum Kompetenzverlust führe. Diese Probleme müssen ernst genommen und überwunden werden. Denn viele komplexe Mandate erfordern weniger „Einzelkämpfer“ als vielmehr „Mannschaftsspieler“, welche die verschiedenen Aspekte einer rechtlichen Fragestellung in effizienter Kooperation mit Kollegen und Mitarbeitern lösen. Eine wichtige Aufgabe des Kanzleimanagements besteht daher darin, geeignete Rahmenbedingungen und Anreize für eine effektive Wissensteilung zu schaffen. Dazu gehört die Unterstützung von Initiativen des Wissensmanagements durch Senior-Partner und Kanzleiführung ebenso wie die offene Wertschätzung für Beiträge zum Wissensmanagement und nicht zuletzt eine Motivationsstruktur für Anwälte und Mitarbeiter, sich für das Wissensmanagement zu engagieren.

„Knowledge Tools“ in Kanzleien im Überblick Als Kernbestandteil eines Wissensmanagementsystems haben viele Kanzleien „Wissensdatenbanken“ entwickelt, in denen typischerweise das wieder verwendbare Know-how (Vertragsmuster, Checklisten, standardisierte Aktenvermerke etc.) systematisch erfasst und zum Abruf bereitgestellt wird. Zum Teil werden in diese (zumeist internen) Datenbanken auch elektronische Expertenverzeichnisse integriert. Die Bereitstellung solcher elek­tronischer Datenbanken und Verzeichnisse wird häufig ergänzt durch die Nutzung von externen Rechtsinformationsdatenbanken (etwa juris, beck-online, Jurion) sowie durch gezielte Informationen über Neuigkeiten in Gesetzgebung, Rechtsprechung und Fachliteratur in Form interner oder externer Newsletter oder Aktualitätendienste. Der Markt juristischer Onlineangebote ist dynamisch und bringt immer wieder neue Angebote hervor, deren Integration in das kanzleiinterne Wissensmanagement in regelmäßigen Abständen zu prüfen ist.

Aktuelle Trends im Wissensmanagement von Kanzleien Ob oder welche „Knowledge Tools“ eingesetzt werden, ist eine grundlegende Frage beim Auf- und Ausbau jedes Wissensmanagementsystems. Der traditionelle Ansatz lag in vielen Kanzleien zunächst bei der Entwicklung und Organisation eigener Wissensprodukte (etwa Mustersammlungen) und eigener „Knowledge Tools“ (interne Datenbanken und Newsletter). Der hierdurch garantierten (Qualitäts-)Kontrolle über die Wissensressourcen stehen allerdings die damit verbundenen Kosten gegenüber. Da sich der Markt juristischer Onlineangebote (Rechtsdatenbanken, juristische Suchdienste, Newsletter etc.) dynamisch erweitert und immer neue Angebote hervorbringt, gewinnt die Frage, inwieweit bestimmte Wissensprodukte oder ganze Wissenssysteme selbst entwickelt oder eingekauft werden sollen („Make or buy“), immer mehr an Bedeutung. Diese Frage sollte im Rahmen der oben beschriebenen Wissensstrategie adressiert werden. Das wachsende Spektrum externer Informationsangebote spricht nicht gegen die Schaffung eigener Wissensbestände, führt aber zu einer Fokussierung und stärkeren Prioritätensetzung im Rahmen des kanzleiinternen Wissensmanagements.

Wachsende Bedeutung von Zusatzwissen Im Mittelpunkt des Aufbaus von Wissensmanagementsystemen stand bei vielen Kanzleien anfangs die Organisation des juristischen Know-hows, sei es durch die systematische Sammlung kanzleiinterner Dokumente und/oder die (bessere) Nutzung verfügbarer juristischer Onlineangebote. Zunehmend entdecken Kanzleien den Wert von Wissen außerhalb des fachspezifischen Know-hows, insbesondere Informationen über Mandanten und deren Märkte und Industriesektoren. Diese (etwa im Rahmen von Ausschreibungen nachweisbare) Markt- und Branchenkenntnis ist auch ein immer wichtigeres Element bei der Gewinnung neuer Mandate, da umfassende juristische Fachkenntnis von den Mandanten vorausgesetzt wird. Wissensmanagement schließt daher in vielen Kanzleien inzwischen die Sammlung und Nutzung von Wissen über Mandanten, Märkte sowie relevante Industrieentwicklungen ein.

Bessere Integrationsmöglichkeiten externer Informationen Als Folge der verstärkten Nutzung externer „Knowledge Tools“ und Informationen, die über das juristische Know-how hinausgehen, werden Möglichkeiten zur Integration und Kombination von kanzleiinternen und externen Informationen immer populärer. So werden Möglichkeiten nachgefragt (und inzwischen auch von verschiedenen Anbietern angeboten), eine umfassende einheitliche Suche über interne und externe Informationsquellen durchzuführen. Neben solch deutlich verbesserten Suchoptionen bietet der Markt inzwischen auch immer einfachere Möglichkeiten des Zugriffs auf Know-how über mobile Endgeräte.

Zurückhaltung beim Einsatz neuer sozialer Medien Neue soziale Medien wie Wikis, Blogs und Twitter sind als „Knowlege Tools“ in Kanzleien bislang noch nicht stark verbreitet oder werden nicht intensiv genutzt. Blogs und Twitter dienen eher der Informationsvermittlung und werden von Kanzleien bislang eher als Marketingmittel und zur Geschäftsentwicklung eingesetzt denn als Werkzeug des Wissensmanagements. Soziale Netzwerke bieten dagegen durch die Möglichkeit integrierter Diskussionsforen einen Mehrwert für das kanzleiinterne Wissensmanagement. Inwieweit die neuen sozialen Medien durch ihre stärkere Popularität und einen Generationswechsel in den Kanzleien stärkere Beachtung finden werden, bleibt abzuwarten.

Fazit Juristische Tätigkeit ist und bleibt „schriftfixiert“ und „dokumentenlastig“. Den daraus resultierenden Bedarf an Musterdokumenten, Checklisten, Beispielfällen und Hinweisen für die Praxis durch ein internes Wissensmanagementsystem zu decken stellt sich daher nach wie vor als sinnvolle Strategie dar. Zu bedenken ist aber der Aufwand, der zur Erstellung und Pflege guter Musterdokumente erforderlich ist. Dies spricht dafür, in Abstimmung mit der Kanzleistrategie nur ausgewählte Musterdokumente und andere Wissensprodukte selbst zu generieren und zu pflegen. Dieser eigene Wissensbestand dient als Ausweis der Beratungsqualität und lässt sich unter anderem für die interne Aus- und Fortbildung einsetzen sowie für Zwecke des Kanzleimarketings. Das ständig wachsende Angebotsspektrum externer juristischer Onlineinformationen und „Knowledge Tools“ bietet die Möglichkeit, die eigenen Wissensbestände gezielt zu ergänzen und auf eine (noch bessere) Kombination mit den externen Angeboten hin zu untersuchen. Allerdings bedarf es in jedem Fall einer sorgfältigen Prüfung, inwieweit die Nutzung externer Angebote sinnvoll ist und den jeweiligen Anforderungen der Kanzlei genügt.

Fundstelle: , Ausgabe 4/13 Anwaltsspiegel

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