Wissensmanagement | Über die Bedeutung der Wissensteilung in der Kanzlei

Spätestens, wenn gleich mehrere Anwälte auf einmal eine Kanzlei verlassen (z. B.: Shear- in Kanzleien. man & Sterling verlor Mannheimer Büro, siehe BB 21/2008, M6), wird die Bedeutung von Wissensmanagement für die verbleibenden Kollegen und Managing Partner spürbar. Denn ein Großteil des Wissens einer Anwaltskanzlei lagert noch immer in den Köpfen. Dass es da aber auch getrost verbleiben darf, findet Prof. Dr. Georg Disterer. Wichtiger als die Dokumentation in Datenbanken und Mustersammlungen sei der regelmäßige Austausch und vor allem die Bereitschaft zum Teilen von Wissen.

BB: Herr Prof. Dr. Disterer, entsteht den deutschen Anwaltskanzleien ein großes Problem für ihre Beratungsqualität durch die wachsende Fluktation bei Anwälten?

Disterer: Das kommt darauf an, in welcher Form die Kanzlei Wissensmanagement betreibt. Natürlich ist es immer ein Problem, Leistungsträger zu verlieren, da werden Lücken gerissen. Allerdings ist es umso schlimmer, wenn die Ausscheidenden ihr Spezialgebiet wenig vernetzt bearbeitet haben und sich mit niemandem in der Kanzlei ausgetauscht haben. Grundsätzlich gibt es daneben auch Einzelfälle des Missbrauchs, in denen Mustertexte der Herkunftskanzlei beim neuen Arbeitgeber auftauchen, möglicherweise auch noch, ohne dass wenigstens der Autorenname in den Eigenschaftsfeldern der Textdatei entfernt wurde.

BB: Wie ist es denn generell um das Wissensmanagement in deutschen Anwaltskanzleien bestellt?

Disterer: Für die Anwälte ist das Thema beileibe nichts Neues. Eine Mustersammlung hat jeder, und selbst der Einzelanwalt merkt schnell, dass er einen guten Vertrag aufheben und als Vorlage verwenden kann. Dazu bedarf es der Vokabel Wissensmanagement nicht. Die Frage ist nur, ob die Mustersammlung in der Schublade heute noch ausreicht.

BB: Tut sie das?

Disterer: Für den Einzelanwalt sicherlich und auch für Sozietäten von zwei Anwälten, die sich noch täglich treffen oder das buchstäbliche Mittwochssüppchen einnehmen, ist diese Form des Wissensmanagements meist ausreichend. Komplizierter wird es, wenn drei, vier oder fünf Anwälte zusammenarbeiten, vielleicht auch an zwei Standorten.

BB: Welche Möglichkeiten gibt es, das gesammelte Wissen strukturierter zu managen?

Disterer: Grundsätzlich haben Sie immer zwei Möglichkeiten: Entweder die Kodifizierung oder die Personalisierung, also peopletodocument oder peopletopeople. Bei der Kodifizierung wird das Wissen schriftlich dokumentiert, während es bei der Personalisierung in den Köpfen bleibt, und der regelmäßige Austausch angeregt wird.

BB: Kodifizierung, Personalisierung – was bevorzugen die Kanzleien in der Praxis?

Disterer: Kodifizierung machen alle, denn die Grenzen vom Dokumentenmanagement zum Wissensmanagement sind ja durchaus fließend. Die großen Kanzleien mit mehr als 40 Anwälten versuchen ausnahmslos, beide Wege zu verwirklichen.

BB: … mit welchem Erfolg?

Disterer: Ich schätze, dass lange nicht alle Maßnahmen tatsächlich zielführend sind, also Wissen sammeln und aufbereiten, das hinterher auch wieder genutzt werden kann. Es gibt eine Vielzahl von verwaisten Internetforen und nie genutzten Datenbanken.

BB: Gibt es für den eingeschränkten Erfolg allgemeine Ursachen?

Disterer: Die größte Herausforderung bleibt die Kultur der Kanzleien. Es muss eine grundsätzliche Bereitschaft vorhanden sein, Wissen zu teilen – und zwar sowohl von denen, die noch nach einer Partnerschaft streben als auch von denen, die dies schon erreicht haben. Die Jüngeren müssen sich auch mal trauen können, etwas zu sagen, was nicht vollständig bis zum EuGH ausgeurteilt wurde. Und die erfahrenen Partner müssen diese offene Kultur schaffen und unterstützen, und sich Zeit nehmen, auch mal zuzuhören und von ihren Erfahrungen und Kenntnissen zu berichten.

BB: Was empfehlen Sie mittelgroßen Kanzleien zur Verbesserung ihres Wissensmanagements?

Disterer: Bei der Personalisierung ist es wichtig, regelmäßige Treffen zu initiieren und damit Kommunikation und Austausch zu fördern. Eine Kanzlei, die ich kenne, nennt diese Treffen sogar „Einsatzbesprechungen“. Dies verdeutlicht, worum es geht: die Besprechung des Anstehenden, nicht etwa des Vergangenen. Dabei bringen Teilnehmer ihre Kenntnisse und Erfahrungen zu den Vorhaben der Kollegen ein und geben Anregungen. Möglicherweise ist dazu wöchentlich ein guter Rhythmus. Manche Kanzleien organisieren diese Meetings auch als „Zeitschriftenbesprechung“, wobei Sie da unbedingt darauf achten sollten, dass das Image passt. Wenn es nachher heißt „Jetzt blättern sie wieder gemeinsam durch die bunten Blätter“, dann geht bald keiner mehr hin.

BB: Stichwort Dokumentation – wie gelingt sie am besten?

Disterer: Bei der Kodifizierung sind gemeinsame Laufwerke und eine Strukturierung der Ablage entscheidend. Es sollte keinesfalls ausschließlich nach Mandanten abgelegt und zugegriffen werden können, sondern auch nach Sachgebieten und Schlagworten, so dass man etwas finden kann, ohne Mandantennamen oder Aktennummern zu kennen. Dies erfordert eine sorgfältige Analyse der Informationsströme und -bedürfnisse.

BB: Welche Rolle spielt die Technik?

Disterer: Eine unterstützende, sowohl bei der Personalisierung als auch bei der Kodifizierung. Foren zum Austausch im Intranet sind heute bei spezialisierten Anwälten schon recht verbreitet. Allerdings funktionieren diese virtuellen Treffen nur, wenn die Teilnehmer sich persönlich kennen und vertrauen, also wenn sie sich auch einige Male im Jahr persönlich treffen. Beim kodifizierten Wissen ist es wichtig, Qualitätssicherung zu betreiben und eine möglichst umfassende Suchfunktion zu haben – am besten eine komfortable Metasuchmaschine über alle Literaturbestände über Google bis hin zu individuellen Datenbanken, die affine Anwälte selbst erstellt haben. Allerdings ist diese Suchmaschine noch Zukunftsmusik.

BB: Herr Prof. Dr. Disterer, vielen Dank für das Gespräch.

Prof. Dr. Georg Disterer leitet das Zentrum für Wissensmanagement (www.zfwm.de) an der FH Hannover. Dieses richtet sich an Anwälte, StB und WP. Es unterstützt beim Aufbau von Wissensmanagement in Kanzleien.

Das Interview führte Alexandra Buba, M. A., freie Wirtschaftsjournalistin in Nürnberg

Fundstelle/Quelle: http://www.betriebs-berater.de/detail/-/specific/b8e90c5cec7497038a0538c524b0d2d0

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