Wissensmanagement & Records Management | Synergien für die Unterstützung von Compliance-Anforderungen

Wissensmanagement Software Lösungen für Kanzleien und Mandanten wurden bisher lediglich als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und Wissensmanagement gibt es mehr Synergien als Trennendes.

Records Management liefert für das Wissensmanagement in den Wirtschaftskanzleien, mittel-ständischen Unternehmen und in Konzernbetrieben einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klas-sifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedi-gende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können. Hierfür ist die manuelle Annotation von Metadaten und durch die Sicherung der Kontrolle über die Inhalte mit Hilfe von Dokument-Management-Systemen ein wesentlicher Beitrag.

Es ist recht einfach, automatisch in einem Dokument Personennamen zu erkennen. Aber verlässlich den Autor beliebiger Dokumente zu ermitteln, ist praktisch unmöglich. Zumindest bei wichtigen Dokumenten müssen hierzu die Dokumenteigenschaften manuell gepflegt werden, z. B. beim Einchecken in ein Dokument-Management-System (DMS-System). Und noch eine Frage kann eine Wissensmanagement Software Lösung nicht allein lösen – welche Version eines Dokuments ist die aktuell verbindliche? Auch hier wünscht sich die Suchmaschine Hilfestellung durch Content Management.

Damit ist das Potential der Symbiose aber noch nicht ausgeschöpft. Die relativ wenigen Dokumente, die durch einige Mitarbeiter gepflegt werden, können einen hohen Nutzen für alle stiften. So können durch Such-Index-basierte Funktionen beispielsweise Referenzdokumente automatisch zu Wiki-Beiträgen zugeordnet werden. Durch die Weiterentwicklung von Enterprise Search hin zu einer Information Access Infrastruktur wird eine viel engere Verzahnung mit anderen ECM-Komponenten möglich. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen, unternehmensweiten Informationsmanagement unter Berücksichtigung bestehender Compliance-Anforderungen. Basierend auf den bei der Indexierung gebildeten Metadaten stellt das Reports Center vielfältige Auswertungen bereit, mit deren Hilfe z. B. Dubletten von Dokumenten über Systemgrenzen hinweg aufgespürt werden können.

Was bietet Ihnen das Reports Center?

Für die Analyse des kanzlei- und unternehmensinternen Informationsbedarfs sowie die Nutzung bereitgestellter Informationen und Dokumente, liefert das Reports Center einen umfassenden Überblick über das Suchverhalten und die Zugriffe auf Dokumente. Die Auswertung von Such- und Nutzungsstatistiken ist dabei ebenso standardmäßig implementiert wie eine Klickstatistik. Dadurch können zum Beispiel die meistgesuchten Begriffe, die Anzahl aktiver Nutzer oder aber die Anzahl der Dateizugriffklicks ausgewertet werden.

Weiterhin lassen sich Informationsbestände klassifizieren und es kann ein Dubletten-Report erstellt werden. Dies ist die Grundlage für höhere Datenqualität und eine beständige Optimierung der unternehmensinternen Suche. Mittels der Analyse des Speicherverbrauchs haben Sie die Verwaltung Ihrer Netzwerkressourcen ständig im Blick und können nutzungs-intensive Zeiten ausfindig machen um anschließend vorhandene Ressourcen zu verteilen.

Kanzlei Wissensmanagement Lösung, Report Center

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