Wenn zwei das Gleiche tun, ist das lange nicht dasselbe!

Wenn zwei das Gleiche tun, ist das noch lange nicht dasselbe. Wie zutreffend dieses Sprichwort ist, zeigt etwa die tägliche Beschaffung von Kanzleiwissen.

Die Beschaffung von Informationen im Alltag des Kanzleilebens ist oftmals ein Dilemma für Berufsträger und Mitarbeiter gleichermaßen. Nicht selten sind wichtige Dokumente und Dateien in der IT – Landschaft einer Kanzlei wild verstreut, ob in unzähligen Verzeichnissen auf unterschiedlichen Netzlaufwerken, im DMS Archiv System, auf Share Point Seiten oder aber auch im eigenen Intranet.

Fallbeispiel Mitarbeiter A: Mitarbeiter A sucht alle verfügbaren Datenbanken und Informationsquellen innerhalb der Kanzlei nacheinander ab, um die relevanten Dokumente und Dateien zu finden. Er ist kein dummer, denn seine jeweiligen Suchergebnisse kopiert er per Copy & Paste in eine Zwischenablage – Mitarbeiter A legt Wert auf Effizienz – . Hierdurch gewinnt er nämlich jedes mal etwa 10 min. Zeit bei der Konsolidierung seiner Suchergebnisse. Da Mitarbeiter A auch gewissenhaft ist, macht er in 8 Wochen in einem vergleichbaren Fall alles genauso, wie zuvor beschrieben.

Fallbeispiel Mitarbeiter B: Mitarbeiter B hat eine andere Vorgehensweise, weil sein Chef sagt, dass gute Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter sehr wichtig sind. Mitarbeiter B sucht mit nur einer Suchabfrage alle verfügbaren Datenbanken und Informationsquellen kanzleiweit ab, um sekundenschnell ein konsolidiertes Suchergebnis zu erhalten. Mitarbeiter B hat seine häufig wiederkehrenden Suchabfragen als Favorit gespeichert, die selbstverständlich das jeweils aktuellste Ergebnis anzeigt und inzwischen hinzugefügte Dokumente und Dateien mitberücksichtigt. Mitarbeit B ist begeistert, dass sein Chef soviel Wert auf gute Arbeitsmittel legt und ihm die Arbeit deutlich erleichtert, so dass er nun drei Steuererklärungen im Monat mehr abgearbeitet bekommt und seine Erfolgsprämie ihm schon zwei Monate vor Jahresende sicher ist.

Das Fallbeispiel habe ich nachfolgend graphisch abgebildet und stehe Ihnen gerne für Rückfragen und Präsentationen zur Verfügung. Kontaktaufnahme