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Kanzlei Wissensmanagement | Wissenseffizienz

Die tägliche Suche nach Dokumenten und Dateien raubt den Mitarbeitern in den Kanzleien aus Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Notariat täglich bis zu 20% der Arbeitszeit. Das einzelne Aufrufen unterschiedlicher Datenbanken und Datenquellen sowie die Konsolidierung der verschiedenen Suchergebnissen zählt zu den mühsamen und ineffizienten Aufgaben. Auch vor dem Hintergrund, dass sich etwa 42% des Kanzleiwissens in Dokumente und Dateien verbergen, gibt es einen enormen Handlungsbedarf bei der Optimierung der täglichen Wissensbeschaffung und Wissensteilung in den Kanzleien. 

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Fehlende Wissenstransparenz |Mitarbeiter müssen bis zu 30 Minuten nach Informationen suchen

Die Ursachen für die fehlende Wissensbasis in Firmen sind vielfältig. In 71 Prozent der Fälle sind die benötigten Informationen zwar vorhanden, die Mitarbeiter wissen jedoch nicht, wo sie abgelegt sind, oder die Suche gestaltet sich aufwändig und kompliziert. 82 Prozent der Teilnehmer recherchieren im Bedarfsfall bis zu einer halben Stunde. 11 Prozent brauchen sogar zwischen 30 Minuten und 3 Stunden, so In einer aktuellen Studie vom Haufe Verlag zum Thema „Produktiver Umgang mit Wissen“.

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Kanzlei Wissensmanagement Lösung | Warum Sie mit Ihrer Zeit sparsamer sein sollten als mit Ihrem Geld?

Die Antwort auf die Frage, warum Sie mit der Zeit sparsamer umgehen sollten als mit Ihrem Geld, ist denkbar einfach und hat Thomas A. Edison bereits vor 100 Jahren zutreffend beantwortete:

„mit der Zeit kannst Du Geld erwerben, aber nicht mit dem Geld Zeit kaufen“

Häufig machen Verkäufer für Wissensmanagement Software Lösungen oder Tools es zum zentralen Thema und Nutzen für die Kanzleien, produktive Arbeitszeit einzusparen und hiermit drastische Zuwachsraten zu propagieren. Dieser Ansatz scheint in der Tat gut gemeint zu sein, allerdings ist nicht immer gut gemeint auch gut getan.

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Wissensmanagement Software | Einen Blick in die Glaskugel werfen

Kaffeesatzleserei und der Blick in die Glaskugel sind in der Tat nicht die klassischen Management – Tools am Markt. Wenn allerdings bei einer Kanzlei Wissensmanagement Software ein Blick in die Glaskugel gestattet wird, gibt dieser weniger eine fragwürdige Aussage über eine Zukunftsprognose, sondern vielmehr einen schnellen Überblick über vorhandene Wissensquellen in der Kanzlei IT – Umgebung. Zur Auflösung:

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Wissensbeschaffung | Wenn zwei das Gleiche tun, ist das noch lange nicht dasselbe!

Wenn zwei das Gleiche tun, ist das noch lange nicht dasselbe. Wie zutreffend dieses Sprichwort ist, zeigt etwa die tägliche Beschaffung von Kanzleiwissen.

Die Beschaffung von Informationen im Alltag des Kanzleilebens ist oftmals ein Dilemma für Berufsträger und Mitarbeiter gleichermaßen. Nicht selten sind wichtige Dokumente und Dateien in der IT – Landschaft einer Kanzlei wild verstreut, ob in unzähligen Verzeichnissen auf unterschiedlichen Netzlaufwerken, im DMS Archiv System, auf Share Point Seiten oder aber auch im eigenen Intranet.

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Kanzlei Wissensmanagement | Eine Suche für alle Informationen – DMS, E-Mail, Intranet –

Kanzleiweite Suche von Daten und Informationen

Das Erstellen und Abspeichern von E-Mails, Dokumenten und Dateien kommt wahrschein-lich mehrere tausendmal am Tag in Ihrer Kanzlei vor. Soweit so gut! Allerdings ist die Realität davon bestimmt, dass jeder Mitarbeiter eine unterschiedliche Dateibezeichnungs-logik bei der Speicherung von Dateien und Dokumente verwendet. Insoweit besteht die tägliche Herausforderung darin, richtige Dokumente zum richtigen Zeitpunkt zu finden. Erschwerend kommt hinzu, dass sich häufig auch wichtige Informationen im kanzleieigenen Wiki oder Intranet befinden, welche wohlmöglich bei einer Informationssuche gar nicht berücksichtigt werden. Schlimmer noch, wenn durch die Unauffindbarkeit der erforder-lichen Informationen Doppelarbeiten erforderlich werden. Um die Übersicht zu bewahren, lasse ich an dieser Stelle mal die steigende Informationsflut, den Wettbewerbs- und Kosten-druck sowie die immer kürzer werdenden Bearbeitungszeiten außer Acht.

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