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Collaboration | Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

 

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Eine der größten Herausforderungen der modernen Intranets heutzutage ist der Information Overload. Wenn früher das klassische Intranet hauptsächlich als Mittel für eine 1:n Push-Kommunikation genutzt wurde, ist eines der Hauptziele eines Social Intranets, jedem einzelnen Mitarbeiter das freie Erstellen von Inhalten zu ermöglichen. Der Mitarbeiter wird von einem reinen Konsumenten zu Autor und Mitgestalter des Intranets. Somit entsteht eine enorme Menge an nutzergenerierten Inhalten, was dazu führt, dass man schnell den Überblick verliert. Je mehr Funktionalitäten ein Intranet bündelt (Blogs, Wikis, Dokumente, Projekträume, Interessensgruppen etc.), desto größer wird dieser Informationsfluss und desto schwieriger ist es, sich im Intranet zurechtzufinden. Der alltägliche Arbeitsprozess im Unternehmen erfordert an erster Stelle den mühelosen Zugriff auf die für mich relevanten Daten, was aus den oben genannten Gründen zu einer großen Herausforderung wird.

Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

Der Nutzen eines Dashboards

Das Dashboard stellt eine Art Instrumententafel dar, mit dem grundlegenden Zweck, den alltäglichen Arbeitsprozess im Intranet zu optimieren. Es besteht aus diversen Werkzeugen (sog. Widgets), welche den Zugang zu unterschiedlichen Informationen und Funktionalitäten ermöglichen.

Dashboards werden heutzutage oft als Startseite und somit als Eingangstor des modernen Intranets genutzt. Ihre Aufgabe ist es, relevante Informationen aus dem Intranet an einer Stelle zusammenzuführen und den Zugriff auf wichtige Funktionalitäten zu erleichtern.

Personalisiertes Dashboard

Der Ausgangpunkt jedes Dashboards sind die Standardeinstellungen. Diese bieten eine vordefinierte Zusammenstellung von Widgets, welche auf einen Blick alle wichtige Informationen zusammenfassen sollen. Wie kann man aber Widgets anbieten, welche nur die für mich relevanten Inhalte darstellen (z. B. aktuelle Nachrichten und Veranstaltungen aus meinem Bereich bzw. Standort, neueste Dokumente aus meinen Projekträumen etc.)? Die Lösung hier lautet Personalisierung durch kontextuelle Filterung der Inhalte, abhängig von den Daten über den aktuell angemeldeten Nutzer. Solche Daten sind z. B. Einordnung in der Organisation oder Mitgliedschaft in Projekten und Gruppen.

Natürlich sollte man sich nicht nur auf die für den Nutzer relevanten Informationen begrenzen. Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Intranets ist die Einbeziehung und das Engagement der Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, den Nutzer auch über neue und interessante Informationen bzw. Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten. Zu Hilfe kommen an dieser StelleActivity Streams. Diese zeigen zum einen die Vitalität des Intranets und fordern zum anderen die Interaktion. Einen weiteren Schritt in dieser Richtung wäre der Einsatz von Recommendation Engines, welche das Verhalten der Nutzer im System analysieren und abhängig davon auf interessante Inhalte verweisen.

Individualisiertes Dashboard

Ein Dashboard soll die wichtigsten Informationen an einer Stelle zusammenführen. Was heißt aber wichtig? Die Wichtigkeit von Informationen ist ein sehr subjektives Kriterium und kann daher nicht zentral vorgegeben werden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in derIndividualisierung.

Um das Dashboard an seine individuellen Bedürfnisse anpassen zu können, soll jeder Nutzer das Layout und Umfang dieses anpassen können. Hierbei kann der Anwender aus einer Sammlung von Widgets die für ihn passenden auswählen und hinzufügen, bestehende Widgets entfernen oder Position und Anordnung der einzelnen Widgets beliebig ändern.

Einen noch höheren Optimierungsgrad bei der Individualisierung der Oberfläche kann damit erreicht werden, indem für die einzelne Widgets diverse Einstellungen angeboten werden, wie z. B. die Anzahl der Einträge, die Art der Sortierung oder die Auswahl von Quellen und Kategorien der anzuzeigenden Inhalte.

Über die Grenzen der Internet-Anwendung hinaus

Ein Dashboard muss sich aber nicht ausschließlich auf die Darstellung von Inhalten nur aus der Intranet-Applikation begrenzen. Es kann auch in Richtung eines Portals ausgebaut werden und Zugriff auf Informationen und Funktionalitäten aus anderen Unternehmensanwendungen bieten, welche aus dem einen oder anderen Grund ihren Weg nicht ins Intranet gefunden haben, z. B. Dokumentenmanagement-, HelpDesk-, CRM- oder Raumplanung-Tools. Die Integration zwischen den Anwendungen wird heutzutage über diverse Programmierschnittstellen leicht gemacht.

Man kann auch einen Schritt weiter gehen und den Zugriff auf externe Dienste (z. B. Nachrichten, Wetter, Börsenkurse) oder die Einbindung externer RSS-Feeds ermöglichen. Durch die Einspeisung von Informationen außerhalb der reinen Intranet-Anwendung rückt das Intranet noch näher an den Mitarbeiter und wird zum Eingangstor des virtuellen Arbeitsplatzes.

Fazit

Personalisierte Dashboards bilden heutzutage den Quasi-Standard für die Startseite jedes modernen Intranets und agieren als Eingangstor des virtuellen Arbeitsplatzes. Sie dienen der Aggregation von relevanten oder interessanten Informationen und optimieren somit  die Kommunikation und Informationsverteilung innerhalb des Unternehmens. Sie bieten direkten Zugriff auf wichtige Funktionalitäten und verbessern die Navigation innerhalb des Systems. Das alles macht das personalisierte Dashboard zu einem wesentlichen Bestandteil einer erfolgreichen Intranet-Plattform. Quelle: Bilder Wissensmanagement-steuerberatung.de, Text: http://www.socialbusinessevolution.de/, Nikolay Borisov

 

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Mehr als 50 Programmierschnittstellen und Konnektoren „out of the box“

Nachfolgend finden Sie eine Liste von bereits verfügbaren Systemschnittstellen für die Wissensmanagement Lösung für Wirtschaftsprüfer, für Steuerberater, für Rechtsanwälte, für Notare und für Mandanten aus dem Mittelstand. Alleine 11 Mitarbeiter befassen sich nur mit der Entwicklung von Systemanbindungen für die Wissensmanagement Software Lösung für Kanzleien und mittelständische Mandanten. Sie können also ganz entspannt bleiben, wenn Sie an dieser Stelle eine bestimmte Schnittstelle vermissen.  Antworten auf Ihre Fragen 

ARIS, Atlassian Confluence 3.x, Atlassian Confluence 4.x, Atlassian Jira, CMS Imperia, Cuadra STAR, Datev, Datev DMS,Docuware, DokuWiki, ELO, EASY ECM, IBM Lotus Notes, iCal, Just Connect, LDAP Microsoft Active Directory, Liferay, Microsoft Dynamics, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Novell, OCR, Open Text Content Server, OpenText DOMEA, phpBB, RSS-Feeds, SAP, Signavio, Social Bookmarking,, TikiWiki, Twitter, Typo 3, vtiger CRM

Studie | Mit Daten Werte schaffen

 

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Deutsche Unternehmen vertrauen immer mehr auf Datenanalysen. Doch welche Unternehmen nutzen welche Daten zu welchem Zweck? Welche Technologien kommen im Rahmen von Datenanalysen zum Einsatz? Welche Branchen sind derzeit Vorreiter, welche Nachzügler?

Diese Fragen und noch viele andere Aspekte beleuchtet die aktuelle Studie „Mit Daten Werte schaffen“ von KPMG und Bitkom Research. Die Befragung von rund 700 Führungskräfte gibt einen Überblick, wie deutsche Unternehmen die verschiedenen Möglichkeiten von Datenana-lysen nutzen und welche Ziele und Herausforderungen mit dem Einsatz von Datenanalysen verbunden sind. Zur Studie (Quelle:KPMG)

Literatur | Wissensrepräsentation – Informationen auswerten und bereitstellen

Wissensrepräsentation

 

Wissensrepräsentation ist die Wissenschaft, Technik und Anwendung von Methoden und Werkzeugen, Wissen derart abzubilden, damit dieses in digitalen Datenbanken optimal gesucht und gefunden werden kann. Sie ermöglicht die Gestaltung von Informationsarchitekturen, die – auf der Grundlage von Begriffen und Begriffsordnungen arbeitend – gestatten, Wissen in seinen Bedeutungszusammenhängen darzustellen. Ohne elaborierte Techniken der Wissensrepräsentation ist es unmöglich, das „semantische Web“ zu gestalten.

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Wissensmanagement & Records Management | Synergien für die Unterstützung von Compliance-Anforderungen

Wissensmanagement Software Lösungen für Kanzleien und Mandanten wurden bisher lediglich als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und Wissensmanagement gibt es mehr Synergien als Trennendes.

Records Management liefert für das Wissensmanagement in den Wirtschaftskanzleien, mittel-ständischen Unternehmen und in Konzernbetrieben einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klas-sifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedi-gende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können. Hierfür ist die manuelle Annotation von Metadaten und durch die Sicherung der Kontrolle über die Inhalte mit Hilfe von Dokument-Management-Systemen ein wesentlicher Beitrag.

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Strategie | Digitalisierung erfordert neue Sourcing-Konzepte

 

#strategie, Spannungsfeld aus Personalmangel, Einführung

 

Die Digitalisierung verändert alles. Sie beeinflusst die Kernprozesse der Unternehmen und ordnet etablierte Unternehmensstrukturen neu. Bisherige Geschäftsmodelle werden umgestaltet und digitalisiert. Der Technologiesprung hin zu Big Data, Cloud und Mobile führt zu andersartigen Möglichkeiten der Vermarktung von Produkten und Services sowie der Art der internen Leistungserbringung und Zusammenarbeit. Die IT überwindet dabei seit einigen Jahren die Grenzen starrer und unflexibler Geschäftsprozesse und wird zu einem weiteren Produktionsfaktor. Die Digitalisierung, auch als vierte industrielle Revolution bezeichnet, verändert die bisherigen Sourcing-Strategien der Unternehmen.

Ein bedeutendes Element sind dabei „Business Innovation/Transformation Partner“ als Dienstleistungspartner. Sie decken in ihrem Portfolio die gesamte Wertschöpfungskette ab, von der Management-/IT-Beratung über die Systemrealisierung/-integration bis hin zum Betrieb von IT-Systemen.

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Literatur | Wissensmanagement für Anwälte

Die tägliche Informationsflut aus Gesetzgebung, Rechtsprechung und Fachliteratur stellt für Anwälte, aber auch für juristische Mitarbeiter in Unternehmen und Kanzleien eine immer größer werdende Herausforderung dar. Hier zeigt das Buch als Leitfaden nach einer fundierten Einführung in die Grundlagen des Wissensmanagements zunächst Wege zur Entwicklung einer Wissensstrategie auf. Ein praxisorientierter Überblick über die notwendigen Prozesse für den Aufbau eines Wissensmanagement-Systems in einer Kanzlei bzw. Rechtsabteilung folgt. Weiter erläutern die Autoren die Anforderungen an Wissensmanagement-Systeme unter Einbeziehung aktueller Online-Angebote für Juristen (Rechtsdatenbanken, Newsletter-Services, Social Software). Neu hinzugekommen sind u.a. Themen zum Qualitätsmanagement und zum Wissensmanagement als Teil der Compliance (»Informationsrisikomanagement«).

Praxistipps, Checklisten und Hinweise zur »Best Practice« des juristischen Wissensmanagements basierend auf der Praxiserfahrung der Autoren als juristische Wissensmanager erleichtern den Einstieg in das Thema.

Autoren:
RA Prof. Dr. Martin Schulz, LL.M. (Yale), Professor für deutsches und internationales Privat- und Unternehmensrecht, German Graduate School of Management & Law (GGS), Heilbronn und Knowledge Management Lawyer, Freshfields Bruckhaus Deringer LLP, Frankfurt/ Main;
RA Dr. Marcel Klugmann, M.B.A., Head of Compliance & Risk, CMS Hasche Sigle, Berlin

Textquelle: Wolters Kluwer, http://shop.wolterskluwer.de/wkd/shop/kanzleimanagement-und-organisation,93/wissensmanagement-fuer-anwaelte,978-3-452-27607-0,carl-heymanns-verlag,53025/

 

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Wenn zwei das Gleiche tun, ist das lange nicht dasselbe!

Wenn zwei das Gleiche tun, ist das noch lange nicht dasselbe. Wie zutreffend dieses Sprichwort ist, zeigt etwa die tägliche Beschaffung von Kanzleiwissen.

Die Beschaffung von Informationen im Alltag des Kanzleilebens ist oftmals ein Dilemma für Berufsträger und Mitarbeiter gleichermaßen. Nicht selten sind wichtige Dokumente und Dateien in der IT – Landschaft einer Kanzlei wild verstreut, ob in unzähligen Verzeichnissen auf unterschiedlichen Netzlaufwerken, im DMS Archiv System, auf Share Point Seiten oder aber auch im eigenen Intranet.

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Kanzlei Wissensmanagement | Warum eine Wissensmanagement Software Lösung kein Allheilmittel ist


www.wissensmanagement-steuerberatung.de

Die Antwort auf die Frage, warum eine Wissensmanagement Software Lösung allein kein Allheilmittel ist hat Anne M. Schüller in ihrem Beitrag „Kollaborative Strukturen implementieren“ so beschrieben:

„Ein flottes, reibungsloses Zusammenspiel der internen Leistungskette verlangt, von Ressort-Denken und innerbetrieblichen Rivalitäten endlich Abschied zu nehmen. Denn dies fördert nur den Abteilungsegoismus und dient nicht dem Kunden. Der merkt jedenfalls sehr schnell, wenn ein Unternehmen nicht wie aus einem Guss funktioniert. Das Gestrüpp aus Standards und Normen muss ausgedünnt, der verfilzte Zuständigkeitsrasen vertikutiert und das innenpolitische Machtgefälle eingedämmt werden. Leitbilder müssen neu gedacht und Organisationsstrukturen umgebaut werden.“

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Kanzlei Wissensmanagement Lösung | Mit schlanken Prozessen aus dem Vollen wertschöpfen

immer dann, wenn das Verschwenden von Ressourcen vermieden wird, findet eine Wertschöpfung statt.

Die Kanzlei Wissensmanagement Lösung verfügt über eine intelligente Suche für alle Informationen, die Ihnen, Ihren Kollegen und Mitarbeitern viel Recherchezeit spart, nachhaltig die Kanzlei Qualität verbessert, sowie die Kanzlei – Profitabilität steigert.

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Verlagsübergreifende Recherche-Plattform für Kanzleien

Umfassendes Steuerfachwissen unterschiedlicher Anbieter aus einer Hand: Das ist das Ziel einer branchenweit einmaligen Zusammenarbeit von Haufe, C.F. Müller, Verlag Dr. Otto Schmidt KG, Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft Steuern Recht GmbH, Erich Schmidt Verlag und Jehle, so der Freiburger Haufe Verlag.

Hat dieser Zusammenschluss tatsächliche Vorteile für die Kanzleien aus Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und Notariat?

Studien belegen insoweit, dass externe Fachdatenbanken lediglich einen Anteil von 12% des Kanzleiwissens haben. Mithin haben diese eine untergeordnete Bedeutung. Eine deutliche Verbesserung der Kanzlei Wissenseffizienz ist folglich für eine Kanzlei nicht zu erwarten.

Vielmehr entscheidend für mehr Wissenstransparenz und Wissenseffizienz in den Steuerberater-, Wirtschaftsprüfer- und Anwaltskanzleien ist die plattform- und datenbankübergreifende Suche.

Erfahren Sie, warum sich die Notarkammer Sachsen für die Kanzlei Wissensmanagement Software Lösung entschieden hat.

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