Schlagwort-Archive: Records Management

#records-management Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, -haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Synonym werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe Recordkeeping und Records Management verwendet; zum Teil wird der Begriff auch mit „vorarchivische Schriftgutverwaltung“ übersetzt (in Abgrenzung zur dauerhaften Archivierung (engl. records preservation)). Im internationalen Standard ISO 15489 sind die Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung umschrieben und normiert. Die Norm bietet einen Leitfaden für die Verwaltung von Unterlagen von öffentlichen und privaten Organisationen[1]. In der Norm ISO 15489 wird Records Management definiert „als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfas-sung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten“.
PricewaterhouseCoopers definiert Records Management als Methode, „die eine Organisation dabei unterstützt, physische und elektronische Geschäftsunterlagen während des ganzen Lebenszyklus optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewährleisten. Records Management umfasst damit nicht nur die Einführung neuer technischer Lösungen, sondern insbesondere auch die Definition von entsprechenden Strategien und Standards sowie die Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation.“ Zentral für Records Management sind die Prozess- und Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von Akten. Damit ist gemeint, dass neben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) auch der Entstehungszusammenhang (Context) von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiert wird. Records (Unterlagen/Akten) sind alle geschäftsrelevanten Informa-tionen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, z. B. Metainformationen wie Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Die Verwaltung und Organisation der Records ist eine Daueraufgabe die bereits bei der Aktenproduktion ansetzt. Eine organisatorische Herausforderung ist die Verwaltung der hybriden (digitalen und physischen) Geschäftsunterlagen. Ziel des Records Management ist es, dem Kunden zu helfen in seiner Organisation ein geeignetes Ablegungs- und Ordnungssystem herzustellen. Funktionale und technische Mindestanforderungen an eine systematische Aktenführung sind nach Staatsarchiv Basel-Landschaft folgende Elemente: Organisationsvorschriften regeln verbindlich den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung (Aufgaben, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel). Sie müssen von der Dienststelle laufend nachgeführt werden und werden vom Staatsarchiv regelmäßig auf ihre Einhaltung hin überprüft. Die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte müssen klar geregelt sein in Bezug auf die Dossiers beziehungsweise die Unterlagen und die Metadaten. Als Metadaten gelten die beschreibenden Merkmale zu Ordnungssystem, Dossiers und Unterlagen. Das Ordnungssystem muss nach dem Aufgabenprinzip aufgebaut sein und alle Tätigkeiten der Dienststelle umfassen. Es muss angemessen detailliert und ausbaufähig sein sowie eine einheitliche Systematik aufweisen. Bei Änderungen des Ordnungs-systems muss die Konsistenz der Ablage gewährleistet sein. In der elektronischen Ablage werden alle abhängigen Objekte (z. B. Aktenzeichen) automatisch angepasst. Ordnungssysteme, Dossiers, Subdossiers und Unterlagen müssen mit Metadaten versehen sein. Diese werden zur Abwicklung von Geschäften benötigt und sind Grundlage der Nachvollziehbarkeit der Geschäftstätigkeit. Metadaten helfen bei der Verwaltung der erhaltenen beziehungsweise erstellten Unterlagen über deren gesamten Lebenszyklus, liefern zusätzliche Informationen über eine Unterlage und erleichtern deren Auffinden. Die Dienst-stellen können die für sie notwendigen Metadaten selbst definieren. Bei der Einführung von elektronischen Aktenführungs-systemen muss dem Staatsarchiv eine Auflistung der Metadaten zur Beurteilung unterbreitet werden. In elektronischen Aktenführungssystemen müssen die Dossiers, die Unterlagen und die Metadaten nach Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist unter Berücksichtigung des Archivierungsvorbehaltes gelöscht werden können. Allfällige spezialgesetzliche Regelungen (z. B. Datenschutz) sind zu beachten. Sämtliche Löschungen müssen protokolliert werden. Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit für die öffentliche Verwaltung in Deutschland (Bundesregierung „Verwaltung innovativ“) (hat 2012 das DOMEA-Konzept abgelöst) Quelle:http://de.wikipedia.org/wiki/Schriftgutverwaltung

Studie | Mit Daten Werte schaffen

 

#kanzleiwissensmanagement, Mit Daten Werte schaffen

Deutsche Unternehmen vertrauen immer mehr auf Datenanalysen. Doch welche Unternehmen nutzen welche Daten zu welchem Zweck? Welche Technologien kommen im Rahmen von Datenanalysen zum Einsatz? Welche Branchen sind derzeit Vorreiter, welche Nachzügler?

Diese Fragen und noch viele andere Aspekte beleuchtet die aktuelle Studie „Mit Daten Werte schaffen“ von KPMG und Bitkom Research. Die Befragung von rund 700 Führungskräfte gibt einen Überblick, wie deutsche Unternehmen die verschiedenen Möglichkeiten von Datenana-lysen nutzen und welche Ziele und Herausforderungen mit dem Einsatz von Datenanalysen verbunden sind. Zur Studie (Quelle:KPMG)

Studie | Digital Economy in Cyber-Gefahr

digitale-agenda

Studie von forsa und Hiscox zeigt: Digital Economy in Cyber-Gefahr! Deutsche Digitalwirtschaft fürchtet Folgen von Cyberschäden / Durchwachsenes Zeugnis für Politik / Mitarbeiter rangieren auf Rang zwei und drei der Top-Risiken / Hauptbevollmächtigter von Hiscox Deutschland fordert: „Wir alle müssen gemeinsam für mehr IT-Sicherheit eintreten“

Die Digital Economy ist für die Sicherung des Standorts Deutschland im globalen Wettbewerb ein entscheidender Faktor. Als Innovationsindustrie ist sie in stärkerem Ausmaß als andere Branchen neuen Trends, Herausforderungen und Bedrohungen unterworfen. Vor diesem Hintergrund befragte forsa im Auftrag des Spezialversicherers Hiscox kleine und mittelständische Unternehmen der deutschen Digitalwirtschaft zu ihrem Umgang mit digitalen Cyber-Risiken. Die Studie zeigt: Trotz Wissens um die Bedrohung ist das Gefährdungspotential für die deutsche Digitalwirtschaft und damit den Wirtschaftsstanddort Deutschland erheblich.

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Literatur | Praxishandbuch internationale Compliance-Management-Systeme

 

ISO 19600 Compliance

 

Die international anerkannte Richtlinie für CMS schafft als neuer Standard ISO 19600 einheitliche Rahmenbedingungen. Sie ist anwendbar auf alle Branchen und eignet sich für große Aktiengesellschaften wie für gemeinnützige Vereine. Was man zur praktischen Einrichtung eines Compliance-Management-Systems nach ISO 19600 konkret wissen muss, erläutert Peter Fissenewert umfassend und verständlich.

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Wissensmanagement & Records Management | Synergien für die Unterstützung von Compliance-Anforderungen

Wissensmanagement Software Lösungen für Kanzleien und Mandanten wurden bisher lediglich als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und Wissensmanagement gibt es mehr Synergien als Trennendes.

Records Management liefert für das Wissensmanagement in den Wirtschaftskanzleien, mittel-ständischen Unternehmen und in Konzernbetrieben einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klas-sifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedi-gende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können. Hierfür ist die manuelle Annotation von Metadaten und durch die Sicherung der Kontrolle über die Inhalte mit Hilfe von Dokument-Management-Systemen ein wesentlicher Beitrag.

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