Schlagwort-Archive: Microsoft SharePoint

#sharepoint SharePoint ist eine Webanwendung von Microsoft, die unter anderem folgende Anwendungsgebiete abdeckt:[5] Zusammenarbeit, beispielsweise das Verwalten von Projekten oder die Koordination von Aufgaben, Soziale Netzwerke, beispielsweise über persönliche Webseiten, Team-Webseiten, Diskussionsgruppen und Blogs, Intranetportale, Content-Management über Dokumentenmanagement-Funktionen, Inhaltsverwaltung, Metadaten und benutzer-angepasste Suchfunktionen, Geschäftsanwendungen. Die aktuelle Produktgeneration ist SharePoint 2013. Vorgängerprodukte waren SharePoint Portal Server 2001, SharePoint Portal Server 2003, Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) und Microsoft Office SharePoint 2010. Im Juli 2012 stellte Microsoft die Vorschau-version von SharePoint 2013 vor, welche im November 2012 RTM-Status erreichte.[6] SharePoint 2013 gibt es in drei Editionen:[7] Die kostenlose Microsoft SharePoint Foundation eignet sich für kleinere Unternehmen oder Abteilungen, die eine kostengünstige Einstiegs- oder Pilotlösung für die webbasierte Zusam-menarbeit wünschen. SharePoint Foundation eignet sich zur Koordination von Zeitplänen, Organisation von Dokumenten und Teilnahme an Diskussionen in Teamarbeitsbereichen, Blogs und Wikis. Microsoft SharePoint Server 2013 Standard Edition eignet sich für Unternehmen, die eine integrierte Plattform bereitstellen wollen, zur effizienten Zusammenarbeit von Teammitgliedern, zur Suche von Unternehmensressourcen, Experten und Unternehmensdaten, zur Verwaltung von Inhalten und Workflows sowie zur Nutzung von Geschäftsinformationen für eine fundiertere Entscheidungsfindung. SharePoint Server 2013 Enterprise Edition kann in jeder SharePoint-Server Installation aktiviert werden. Die Nutzung ist allerdings nur mit einer Enterprise-Client-Lizenz möglich. Mit einer Enterprise-Client-Lizenz stehen dem Benutzer erweiterte Informations- und Datenverwaltungsfunktionen zur Verfügung. Für Internetportale oder Intranets mit anonymen Nutzern ist SharePoint Server for Internetsites im Gegensatz zu früheren Versionen nicht mehr notwendig. Jede Edition kann als Internet Server verwendet werden. Microsoft nennt sechs Funktionsbereiche von SharePoint:[8][9] Sites: Der Zugriff auf alle Funktionen des SharePoint mittels Webseiten, die individuell angepasst werden können; Communities: Dazu gehört die Möglichkeit, persönliche Webseiten (mySites) einzurichten, sowie die Möglichkeit, soziale Medien wie Wikis, Diskussionsforen, Websites für Teams, Teamkalender einzurichten und zu nutzen. Content: Die Möglichkeit, sowohl Dokumente im herkömmlichen Sinn als auch Inhalte aus sozialen Medien zu versionieren und Regeln zu deren Aufbewahrung und Lenkung einzurichten. Search: Die Möglichkeit, nach Informationen innerhalb und außer-halb des SharePoint zu suchen, sowie die Möglichkeit, diese Suche individuell und unternehmensweit zu gestalten und zu optimieren. Composites: Die Möglichkeit, SharePoint-Komponenten auf Webseiten frei zusammenzustellen, sowie die Möglich-keit, Microsoft-Office-Anwendungen und externe Anwendungen dort nahtlos einzubinden, zu visualisieren und mit ihnen aus dem SharePoint heraus zu arbeiten. Auch die Gestaltungsmöglichkeiten mittels SharePoint Designer und InfoPath zählt Microsoft zu diesem Funktionsbereich. Insights: Die Möglichkeit, Unternehmensdaten aus unterschiedlichen Quellen zu ag-gregieren, auf Webseiten grafisch aufzubereiten und zur Nutzung freizugeben. Zentrales Element im SharePoint sind Websites. In ihnen werden alle Inhalte strukturiert und dargestellt. [10] Eine SharePoint-Website besteht aus beliebig vielen einzelnen Webseiten.[11] Diese Einzelseiten nehmen die eigentlichen Inhalte auf. Dies können sein:[12] Dokumentbibliotheken;
Wikibibliotheken; Bildbibliotheken; allgemeine benutzerdefinierte Listen; Listen mit speziellen Funktionen, darunter: Ankündigungslisten; Aufgabenlisten; Kalender; Diskussionsforen. Unter dem Begriff Communities fasst Microsoft Funktionen zusammen, die die Kommunikation zwischen Personen erleichtern und soziale Netzwerke in Unternehmen unterstützen. Darunter fallen Wikis, Blogs, soziales Tagging, persönliche Websites und Nutzerprofile.[18] Die Anwendungen Meine Website und Mein Profil sind die zentralen Dienste für diesen Bereich. Unter Meine Website kann jeder Nutzer persönliche Informationen ablegen, beispielsweise der eigene Kalender oder das eigene Postfach, und eigene Dokumente, Bilder und Medien ablegen und anderen zur Verfügung stellen. Auch einen persönlichen Blog und Unter-Websites kann der Benutzer anlegen. Ein Benutzerprofil ergänzt diese Angaben. Daten wie Telefon, E-Mail und Abteilung werden meist aus dem Active Directory importiert. Der Nutzer kann diese Angaben beispielsweise um seine Fachkenntnisse oder ein Foto ergänzen.[19] Aus diesen Informationen kann sich der Nutzer sein persönliches soziales Netzwerk innerhalb seiner Organisation zusammenstellen. Über einen Newsfeed kann er sich über Aktivitäten in diesem Netzwerk auf dem Laufenden halten. Ein Organisations-Browser zeigt ihm die Position jeder Person im Organigramm der Organisation. Mit einer Pinnwand-Funktion kann er kurze Notizen und Fragen auf den Profilen anderer hinterlassen.[20] Wie in einem klassischen Dokumentenmanagementsystem können im SharePoint Dokumente versioniert und mit Metadaten angereichert werden.[21] Sie können ein- und ausgecheckt werden,[21] und Sichtungs- und Freigabeprozesse für Dokumente können eingerichtet werden.[22] Über Web-Feeds oder E-Mail-Benachrichtigung können sich Nutzer informieren lassen, sobald Inhalte einer Bibliothek, einer Liste oder eines Dokuments geändert werden.[23] Wenn ein Nutzer ein Dokument auscheckt, dann bietet SharePoint ihm an, das Dokument in seinem Entwurfsordner auf seiner lokalen Festplatte zu speichern. So kann der Nutzer das Dokument bearbeiten, auch wenn er nicht mit dem SharePoint-Server verbun-den ist.[24] Noch weiter gehende Möglichkeiten, Dokumente offline zu halten und zu synchronisieren, bietet SharePoint Work-space 2010. Dieses Produkt ermöglicht, komplette Bibliotheken und Listen lokal zu halten und mit SharePoint zu synchroni-sieren. SharePoint Workspace 2010 ist das Nachfolgeprodukt von Microsoft Office Groove. Es ist in Microsoft Office 2010 Professional Plus enthalten, kann aber auch separat erworben werden. [25] Für mobile Endgeräte ist SharePoint Workspace Mobile vorgesehen. Damit können SharePoint-Inhalte vom Smartphone aus durchsucht, mit den Office-Mobile-Programmen bearbeitet und, sobald wieder eine SharePoint-Verbindung vorhanden ist, synchronisiert werden.[26] Zentral verwaltete Inhaltstypen unterstützen die Klassifizierung der Dokumente. Jeder Inhaltstyp kann mit einer Vorlage verbunden werden. Zu jeder Dokumentenbibliothek können die Inhaltstypen aus dem Gesamtkatalog ausgewählt werden, die in dieser Bibliothek sinnvoll verwendbar sind. Beim Erstellen eines neuen Dokuments werden automatisch die verfügbaren Vorlagen angeboten.[27]
Alle diese Funktionen sind direkt aus den Microsoft-Office-Anwendungen heraus verfügbar.[21] In der Server-Edition sind weitere Funktionen verfügbar, die regelkonformes Lenken von Dokumenten[28] unterstützen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente können als Datensatz deklariert werden. Ab diesem Moment ist sichergestellt, dass – im Sinne der ISO 15489 – innerhalb der gesetzlichen Frist keine Änderung oder Löschung dieser Dokumente stattfindet.[22] Mittels Informationsver-waltungsrichtlinien können Aufbewahrungsfristen definiert werden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass ein Do-kument einen Monat nach Erstellung automatisch als Datensatz deklariert und zehn Jahre später automatisch gelöscht wird.[29]
Auch als Web-Content-Management-System lässt sich SharePoint einsetzen. SharePoint Server erfüllt folgende Anforderungen:[30] In der Grundeinstellung enthalten SharePoint-Seiten ein einfaches Suchfeld rechts oben. Gibt man dort einen Suchbegriff ein, so wird eine Volltextsuche durchgeführt.[31] Bereits in der SharePoint Foundation werden die Elemente indiziert, und es können eigene Server für die Suche bereitgestellt werden. Die Inhalte können ohne großen Aufwand indiziert und rasch gefunden werden. Die Suche ist jedoch auf die Websitesammlung beschränkt, in der der Benutzer sich bewegt.[32] In der Server-Edition kommt eine Reihe weiterer Möglichkeiten hinzu:[33]Mittels Ergebnisverfeinerung kann das Suchergebnis sukzessive eingeschränkt werden. Benutzer können Suchen fest definieren und sich mittels E-Mail oder Web-Feed über neue Suchergebnisse benachrichtigen lassen. Die Funktion Automatische Suchvorschläge zeigt eine Reihe von Vorschlägen an, während der Anwender einen Suchbegriff eingibt. Die SharePoint-Suche kann in den Windows-Desktop integriert werden.
Die Darstellung und die Eingrenzung der Suchergebnisse kann modifiziert werden. Personen können gezielt mittels personenbezogener Merkmale gesucht werden. Die Suche kann auf Suchbereiche außerhalb der eigenen Websitesammlung ausgedehnt werden.[34] Mit dem FAST-Server für SharePoint kann Suchleistung und -Komfort noch weiter verbessert werden.[35] Für kleine Organisationen, die nur die SharePoint Foundation einsetzen, bietet der Microsoft Search Server eine Möglichkeit, die Suchleistung zu steigern. In Verbindung mit SharePoint Server ist der Search Server nicht geeignet, da SharePoint Server alle Funktionen von Search Server umfasst.[36] Quelle:http://de.wikipedia.org/wiki/SharePoint

Literatur | Wissensrepräsentation – Informationen auswerten und bereitstellen

Wissensrepräsentation

 

Wissensrepräsentation ist die Wissenschaft, Technik und Anwendung von Methoden und Werkzeugen, Wissen derart abzubilden, damit dieses in digitalen Datenbanken optimal gesucht und gefunden werden kann. Sie ermöglicht die Gestaltung von Informationsarchitekturen, die – auf der Grundlage von Begriffen und Begriffsordnungen arbeitend – gestatten, Wissen in seinen Bedeutungszusammenhängen darzustellen. Ohne elaborierte Techniken der Wissensrepräsentation ist es unmöglich, das „semantische Web“ zu gestalten.

Weiterlesen

Strategie | Digitalisierung erfordert neue Sourcing-Konzepte

 

#strategie, Spannungsfeld aus Personalmangel, Einführung

 

Die Digitalisierung verändert alles. Sie beeinflusst die Kernprozesse der Unternehmen und ordnet etablierte Unternehmensstrukturen neu. Bisherige Geschäftsmodelle werden umgestaltet und digitalisiert. Der Technologiesprung hin zu Big Data, Cloud und Mobile führt zu andersartigen Möglichkeiten der Vermarktung von Produkten und Services sowie der Art der internen Leistungserbringung und Zusammenarbeit. Die IT überwindet dabei seit einigen Jahren die Grenzen starrer und unflexibler Geschäftsprozesse und wird zu einem weiteren Produktionsfaktor. Die Digitalisierung, auch als vierte industrielle Revolution bezeichnet, verändert die bisherigen Sourcing-Strategien der Unternehmen.

Ein bedeutendes Element sind dabei „Business Innovation/Transformation Partner“ als Dienstleistungspartner. Sie decken in ihrem Portfolio die gesamte Wertschöpfungskette ab, von der Management-/IT-Beratung über die Systemrealisierung/-integration bis hin zum Betrieb von IT-Systemen.

Weiterlesen

Literatur | Wissensmanagement für Anwälte

Die tägliche Informationsflut aus Gesetzgebung, Rechtsprechung und Fachliteratur stellt für Anwälte, aber auch für juristische Mitarbeiter in Unternehmen und Kanzleien eine immer größer werdende Herausforderung dar. Hier zeigt das Buch als Leitfaden nach einer fundierten Einführung in die Grundlagen des Wissensmanagements zunächst Wege zur Entwicklung einer Wissensstrategie auf. Ein praxisorientierter Überblick über die notwendigen Prozesse für den Aufbau eines Wissensmanagement-Systems in einer Kanzlei bzw. Rechtsabteilung folgt. Weiter erläutern die Autoren die Anforderungen an Wissensmanagement-Systeme unter Einbeziehung aktueller Online-Angebote für Juristen (Rechtsdatenbanken, Newsletter-Services, Social Software). Neu hinzugekommen sind u.a. Themen zum Qualitätsmanagement und zum Wissensmanagement als Teil der Compliance (»Informationsrisikomanagement«).

Praxistipps, Checklisten und Hinweise zur »Best Practice« des juristischen Wissensmanagements basierend auf der Praxiserfahrung der Autoren als juristische Wissensmanager erleichtern den Einstieg in das Thema.

Autoren:
RA Prof. Dr. Martin Schulz, LL.M. (Yale), Professor für deutsches und internationales Privat- und Unternehmensrecht, German Graduate School of Management & Law (GGS), Heilbronn und Knowledge Management Lawyer, Freshfields Bruckhaus Deringer LLP, Frankfurt/ Main;
RA Dr. Marcel Klugmann, M.B.A., Head of Compliance & Risk, CMS Hasche Sigle, Berlin

Textquelle: Wolters Kluwer, http://shop.wolterskluwer.de/wkd/shop/kanzleimanagement-und-organisation,93/wissensmanagement-fuer-anwaelte,978-3-452-27607-0,carl-heymanns-verlag,53025/

 

bbsuche

Wenn zwei das Gleiche tun, ist das lange nicht dasselbe!

Wenn zwei das Gleiche tun, ist das noch lange nicht dasselbe. Wie zutreffend dieses Sprichwort ist, zeigt etwa die tägliche Beschaffung von Kanzleiwissen.

Die Beschaffung von Informationen im Alltag des Kanzleilebens ist oftmals ein Dilemma für Berufsträger und Mitarbeiter gleichermaßen. Nicht selten sind wichtige Dokumente und Dateien in der IT – Landschaft einer Kanzlei wild verstreut, ob in unzähligen Verzeichnissen auf unterschiedlichen Netzlaufwerken, im DMS Archiv System, auf Share Point Seiten oder aber auch im eigenen Intranet.

Weiterlesen

Kanzlei Wissensmanagement | Warum eine Wissensmanagement Software Lösung kein Allheilmittel ist


www.wissensmanagement-steuerberatung.de

Die Antwort auf die Frage, warum eine Wissensmanagement Software Lösung allein kein Allheilmittel ist hat Anne M. Schüller in ihrem Beitrag „Kollaborative Strukturen implementieren“ so beschrieben:

„Ein flottes, reibungsloses Zusammenspiel der internen Leistungskette verlangt, von Ressort-Denken und innerbetrieblichen Rivalitäten endlich Abschied zu nehmen. Denn dies fördert nur den Abteilungsegoismus und dient nicht dem Kunden. Der merkt jedenfalls sehr schnell, wenn ein Unternehmen nicht wie aus einem Guss funktioniert. Das Gestrüpp aus Standards und Normen muss ausgedünnt, der verfilzte Zuständigkeitsrasen vertikutiert und das innenpolitische Machtgefälle eingedämmt werden. Leitbilder müssen neu gedacht und Organisationsstrukturen umgebaut werden.“

Weiterlesen

Kanzlei Wissensmanagement Lösung | Mit schlanken Prozessen aus dem Vollen wertschöpfen

immer dann, wenn das Verschwenden von Ressourcen vermieden wird, findet eine Wertschöpfung statt.

Die Kanzlei Wissensmanagement Lösung verfügt über eine intelligente Suche für alle Informationen, die Ihnen, Ihren Kollegen und Mitarbeitern viel Recherchezeit spart, nachhaltig die Kanzlei Qualität verbessert, sowie die Kanzlei – Profitabilität steigert.

  Weiterlesen

Verlagsübergreifende Recherche-Plattform für Kanzleien

Umfassendes Steuerfachwissen unterschiedlicher Anbieter aus einer Hand: Das ist das Ziel einer branchenweit einmaligen Zusammenarbeit von Haufe, C.F. Müller, Verlag Dr. Otto Schmidt KG, Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft Steuern Recht GmbH, Erich Schmidt Verlag und Jehle, so der Freiburger Haufe Verlag.

Hat dieser Zusammenschluss tatsächliche Vorteile für die Kanzleien aus Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und Notariat?

Studien belegen insoweit, dass externe Fachdatenbanken lediglich einen Anteil von 12% des Kanzleiwissens haben. Mithin haben diese eine untergeordnete Bedeutung. Eine deutliche Verbesserung der Kanzlei Wissenseffizienz ist folglich für eine Kanzlei nicht zu erwarten.

Vielmehr entscheidend für mehr Wissenstransparenz und Wissenseffizienz in den Steuerberater-, Wirtschaftsprüfer- und Anwaltskanzleien ist die plattform- und datenbankübergreifende Suche.

Erfahren Sie, warum sich die Notarkammer Sachsen für die Kanzlei Wissensmanagement Software Lösung entschieden hat.

eine suche für alle informationen

 

 

 

Kanzlei Wissensmanagement | Wissenseffizienz

Die tägliche Suche nach Dokumenten und Dateien raubt den Mitarbeitern in den Kanzleien aus Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Notariat täglich bis zu 20% der Arbeitszeit. Das einzelne Aufrufen unterschiedlicher Datenbanken und Datenquellen sowie die Konsolidierung der verschiedenen Suchergebnissen zählt zu den mühsamen und ineffizienten Aufgaben. Auch vor dem Hintergrund, dass sich etwa 42% des Kanzleiwissens in Dokumente und Dateien verbergen, gibt es einen enormen Handlungsbedarf bei der Optimierung der täglichen Wissensbeschaffung und Wissensteilung in den Kanzleien. 

Weiterlesen

Fehlende Wissenstransparenz |Mitarbeiter müssen bis zu 30 Minuten nach Informationen suchen

Die Ursachen für die fehlende Wissensbasis in Firmen sind vielfältig. In 71 Prozent der Fälle sind die benötigten Informationen zwar vorhanden, die Mitarbeiter wissen jedoch nicht, wo sie abgelegt sind, oder die Suche gestaltet sich aufwändig und kompliziert. 82 Prozent der Teilnehmer recherchieren im Bedarfsfall bis zu einer halben Stunde. 11 Prozent brauchen sogar zwischen 30 Minuten und 3 Stunden, so In einer aktuellen Studie vom Haufe Verlag zum Thema „Produktiver Umgang mit Wissen“.

bbsuche

Erfahren Sie mehr, wie Sie mit einer Suche alle verfügbaren relevanten Dokumente und Dateien in Sekundenschnelle finden. Kontakt aufnehmen

 

Cloud Computing | Neue Clouds für die Datenkrake

Es ist naiv zu glauben, dass Daten, die von einem Cloud-Anbieter außerhalb eines bestimmten Staates gespeichert werden, von diesem Staat aber zugänglich sind, nicht von den Ermittlungsbehörden des Staates eingesehen werden können, so Barbara Scheben von der KPMG im Beitrag. Weiter erörtert sie, warum die zum Teil maßgeschneiderten europäischen Cloud Lösungen von dem US Urteil betroffen sind. Weiter zum Beitrag