Schlagwort-Archive: IBM Lotus Notes

#ibm-lotus-notes IBM Notes grenzt sich von anderen Groupware-Plattformen wie Microsoft Sharepoint durch die nachfolgenden Eigenschaften ab: Dokumentenorientiertes nicht-relationales DBMS mit enger E-Mail-Integration, integrierter Benutzer-verwaltung und zahlreichen Services (HTTP, HTTPS, SMTP, LDAP, POP3, IMAP, NNTP, RSS, Webservices, MAPI …)
Integrierte Public-Key-Infrastruktur (PKI): Ein Notes-Benutzer benötigt für die Arbeit eine Notes-User-ID. Diese enthält Zertifikate, einen Öffentlichen Schlüssel, einen dazu passenden Privaten Schlüssel und gegebenenfalls Schlüssel zur symmetrischen Verschlüsselung. Dasselbe gilt für Server. Die im Allgemeinen bei PKI aufwändige Administration der IDs respektive der öffentlichen Schlüssel in Verzeichnissen ist bei Notes/Domino im LDAP-fähigen Domino Directory bereits enthalten.
Rapid Application Development & Deployment (RADD) mittels Lotus Domino Designer: Durch den Einsatz von Viertgenerationssprachen (4GL) können Anwendungen mit geringem Aufwand entwickelt und gewartet werden, und mittels Replikation werden nicht nur Daten, sondern auch Design-Elemente (Masken, Ansichten, Agenten etc.) auf alle Server und Clients automatisch verteilt. Diese Fähigkeit senkt Entwicklungs-, Wartungs- und Administrationskosten im Vergleich mit konventionellen Entwicklungsumgebungen. Replikation von Notes-Datenbanken zwischen Servern über verschiedenste Protokolle sowie Replikation von Notes-Datenbanken zwischen Notes-Client und Domino-Server: Dabei werden die verschiedenen Instanzen einer verteilten Datenbank automatisch abgeglichen. Da dies auch über sehr langsame Verbindungen (z. B. 9600 bit/s) funktioniert, eignet sich Notes auch für den Einsatz in geographischen Gebieten, die noch nicht durch schnelle Kommunikationsleitungen erschlossen sind. Volle Offline-Funktionalität: Eine Notes-Anwendung, die auf einem Domino-Server betrieben wird, kann in der Regel vollständig identisch auf einem Laptop benutzt werden, der offline betrieben wird, also nicht mit einem Server verbunden ist. rundsätzlich sind umfangreiche Datenbanken mit artikelförmigem Inhalt möglich. Es lassen sich beliebige Dateianhänge einlagern. Standardanwendungen in Notes sind eine Mail-Datenbank sowie Kalender und Aufgaben-Verwaltung. In der Kalender-Anwendung können Termine verwaltet und Einladungen an Teilnehmer verschickt werden. Ferner ist es möglich, die freien Zeiten der Teilnehmer zu prüfen sowie Räume und Geräte (zum Beispiel Projektor, Flipchart, Firmenwagen) zu reservieren. Es gibt weitere Datenbankvorlagen (Schablonen) wie zum Beispiel Diskussions- und Teamdatenbanken. Alle Datenbanken können über den Notes-Client und Web-Browser bedient werden. Die Entwicklung von eigenen Anwendungen ist mit dem Domino Designer möglich. Daten und Gestaltung einer Anwendung werden in einer gemeinsamen Datenbank gespeichert. Alle Inhalte dieser Datenbank (Design und Daten) werden in so genannten Dokumenten gespeichert, daher auch der Name „Notes“ für „viele Dokumente“. Diese Eigenschaft ist eine der markantesten, da alles ein „Dokument“ ist. Lotus-Notes-Datenbanken sind wie oben beschrieben im Gegensatz zu relationalen Datenbanken dokumentenbasierte Datenbanken. Das heißt, Daten und Gestaltungselemente werden in Form von Dokumenten abgelegt, wobei jedes Dokument eine eindeutige ID trägt. Ein Dokument kann mehrere Felder (items) unterschiedlicher Typen (zum Beispiel Text oder Zahl) haben. Der Inhalt ist von der Anzeige entkoppelt. Zum Anzeigen und Ändern von Dateninhalten der Dokumente werden Masken (forms) verwendet, die frei gestaltet werden können. In so genannten Ansichten (views) sowie in Ordnern (folders) können Listen von Dokumenten aus dem Datenbestand gefiltert und tabellarisch angezeigt werden. Mittels selbstgeschriebener Programme (agents) können Aktionen ereignis- oder zeitgesteuert ausgeführt werden. Sämtliche Inhalte einer Datenbank inklusive Dateianhänge lassen sich über die integrierte Volltextsuche durchsuchen. Dies gilt nicht nur für lokale Datenbanken auf einem IBM Notes Client sondern auch für Datenbanken, die auf mehrere Dominoserver einer Domino Domain verteilt sind (Domino Domain Search). Dateinamen von Lotus-Notes-Datenbanken enden mit dem Suffix .NSF: „Notes storage facility“. Datenbankvorlagen (Schablonen) enden mit dem Suffix .NTF: „Notes template file“. Eine Datenbank hat folgende Identifikationsmerkmale: der Dateiname: je nach darunterliegendem Dateisystem der Datenbanktitel: für den Anwender sichtbar die Replik-ID: eine 16-stellige Zahl in hexadezimaler Schreibweise, die beim Erstellen der Datenbank zufällig generiert wird der Template-Name: Falls die vorliegende Datenbank als Schablone (Template) verwendet werden soll, kann ein Template-Name vergeben werden Unterschiede zu anderen Datenbanksystemen: Notes-Datenbanken sind nichtrelationale Datenbanken. Sie folgen einem Dokument- und nicht einem Datensatzmodell. Dokumente können (müssen aber nicht) eine hierarchische Beziehung zueinander haben (Main – Response – ResponseToResponse). Relationen werden in Notes-Datenbanken programmatisch hergestellt, wobei eine übliche Methode die Verwendung der @DocumentUniqueID ist, die auch für die hierarchische Verbindung Verwendung findet. Felder können Mehrfachwerte enthalten, was einer Master-Detail-Tabelle in einem RDBMS entspricht. Andere Systeme mit Mehrfachwerten sind zum Beispiel FileMaker oder Adabas. Notes speichert auch alle Designelemente (also Masken, Ansichten, Agenten etc.) einer Anwendung ebenfalls in Form von Notes-Dokumenten. Während das bei RDBMS für das Datenschema und die Ansichten ebenso üblich ist, speichert Notes auch Masken (forms) und Ressourcen (css, jpg, java etc.). Alle Designelemente sind signiert und erlauben so eine feingliedrige Ausführungskontrolle. Notes-Dokumente sind nicht an Datenbanktabellen gebunden. Somit können Notes-Dokumente beliebige Felder enthalten. Eine Änderung am Masken- oder Ansichtenlayout hat keine Auswirkung auf gespeicherte Daten. IBM QuickPlace verwendet zum Beispiel Notes-Datenbanken ohne Notes-Frontend (das heißt keine Masken). Notes-Ansichten (views) haben einen physikalischen Index (Views in RDBMS sind normalerweise „nur“ Abfragedefinitionen ohne Index). Dies hat den Vorteil des schnellen Zugriffs und den Nachteil des Ressourcen- (Index task) und Platzverbrauchs. Seit Version 7 von Notes hat IBM die Unterstützung von IBM DB2 als Speichermedium für Notes-Datenbanken implementiert, das es erlaubt, relationale Sichten aus DB2 wie Notes-Ansichten (und umgekehrt) zu nutzen. Eine weitere Besonderheit ist die Unterstützung von RichText als Feldtyp. Hier können formatierter Text, Dateianhänge oder eingebettete Objekte (Bilder, OLE-Objekte) gespeichert werden. RichText-Felder zusammen mit dem Lotus-Notes-Client erlauben ein besonders benutzerfreundliches „Hochladen“ resp. Abspeichern von nahezu beliebigen Daten unter anderem auch mittels Drag&Drop. Notes-Dokumente und Designelemente lassen sich mit Bordmitteln von/nach XML konvertieren, welches einem von IBM als DTD-Schema veröffentlichten Standard entspricht (DXL). Zwischen zwei Rechnern werden ausschließlich Datenbanken repliziert, die dieselbe Replik-ID haben (die anderen Identifikationsmerkmale Datenbanktitel und Dateiname spielen hier keine Rolle) – was zum Beispiel den Nebeneffekt hat, dass ein Domino-Server-Administrator die Datenbanken beliebig in Unterverzeichnisse verschieben kann, ohne dass die Replikationsfähigkeit beeinträchtigt wird. Die Pfadangabe für die Datenbank muss in den Verbindungsdokumenten, die für die periodische automatische Replikation eingerichtet werden, nur für den Quellserver geändert werden; die Pfade der Zielserver sind jeweils unerheblich. Der Lotus Domino Server stellt mehrere Dienste zur Verfügung. Er ist zunächst ein Datenbank-Server, der Notes-Dokumente an die Notes-Clients liefert. Dann gibt es einen Router-Server-Task (Task „router“), der sowohl das native Domino Routing-Protokoll NRPC (Notes Remote Procedure Call) als auch das Simple Mail Transport Protokoll (SMTP) zum Senden von Mails ins Internet beherrscht. Der dazugehörige SMTP-Servertask (Task „smtp“) dagegen sorgt dafür, dass Internet Mails auf diesem Server empfangen werden können. Ferner gehört auch ein HTTP-Server zum Lieferumfang (Task „http“) sowie weitere Server wie z. B. IMAP, POP3, LDAP. In den verschiedenen Datenbanken werden die Daten gemeinsam mit der Anwendungslogik und der Benutzeroberfläche abgelegt. Im Lieferumfang sind schon mehrere Anwendungen mit dabei: unter anderem E-Mail, Kalender, Aufgabenliste, Adressverwaltung sowie Reservierungen von Räumen bzw. Ressourcen. Im Gegensatz zu anderen Datenbankensystemen können die Datenbanken auch ohne Verbindung zum Lotus Domino Server, nur mit dem IBM Notes Client, genutzt und bearbeitet werden. Sobald wieder eine Verbindung zwischen Client und Server besteht werden die Änderungen an den Daten je nach Konfiguration automatisch – gemäß der definierten Verbindungsintervalle – oder auch manuell abgeglichen.

Dieses Konzept ist aus der Theorie der verteilten Datenbanken bekannt als Replikation. Wenn ein Notes-Client (oder ein Domino-Server) mit einem Domino-Server Datenbanken repliziert, werden nur neue und geänderte Dokumente übertragen. Bei Bedarf kann auch nur ein Teil der Gesamtdaten repliziert werden, dies kann dann über die Replizierparameter für jede Datenbank eingestellt werden (selektive Replikation). Der Replikationsmechanismus kann Änderungen an Dokumenten auf Feldebene erkennen und bei umfangreichen Dokumenten nur die geänderten Feldinhalte übertragen. Dadurch wird die zur Verfügung stehende Netzwerk-Übertragungskapazität effizient genutzt. Bei Organisationen, die nur „dünne“ Kommunikationsleitungen (z. B. analoge Telefon-Modems, 2.4 bis 56 kbit/s) haben, können die Replikationszeitpunkte auf Niedertarifzeiten (vor allem Nachts) gelegt werden und relativ große Datenmengen günstig und ohne die Anwender zu behindern übertragen werden.

Arbeiten „off-line“: Der Einsatz von Lotus Domino lohnt dann, wenn Mitarbeiter auch unterwegs einen gesicherten Zugriff auf wichtige Datenbanken benötigen.

Der Lotus Domino Server ist für eine Reihe von Plattformen wie z. B. Windows, Linux, AIX, Solaris, AS/400 (OS/400), z/OS und zLinux verfügbar. Domino-Server können in Domino-Clustern betrieben werden. Dabei werden zwei oder mehr Domino-Server einander zugewiesen. Das darunterliegende Betriebssystem spielt dabei keine Rolle, so ist es möglich, dass ein Domino-Server auf Windows mit einem anderen Domino-Server auf AIX einen Domino-Cluster bilden. Ein Domino-Cluster kann aus Servern verschiedener Dominoversionen aufgebaut werden. Domino-Cluster haben nichts mit Clustern auf Betriebssystemebene zu tun. Bei Ausfall eines Domino-Servers übernimmt der Client den Wechsel auf einen anderen Domino-Server des Clusters. Cluster werden eingesetzt, um die Verfügbarkeit bei einem Serverausfall und die Leistungsfähigkeit durch Lastverteilung zu maximieren.

Literatur | Wissensrepräsentation – Informationen auswerten und bereitstellen

Wissensrepräsentation

 

Wissensrepräsentation ist die Wissenschaft, Technik und Anwendung von Methoden und Werkzeugen, Wissen derart abzubilden, damit dieses in digitalen Datenbanken optimal gesucht und gefunden werden kann. Sie ermöglicht die Gestaltung von Informationsarchitekturen, die – auf der Grundlage von Begriffen und Begriffsordnungen arbeitend – gestatten, Wissen in seinen Bedeutungszusammenhängen darzustellen. Ohne elaborierte Techniken der Wissensrepräsentation ist es unmöglich, das „semantische Web“ zu gestalten.

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Strategie | Digitalisierung erfordert neue Sourcing-Konzepte

 

#strategie, Spannungsfeld aus Personalmangel, Einführung

 

Die Digitalisierung verändert alles. Sie beeinflusst die Kernprozesse der Unternehmen und ordnet etablierte Unternehmensstrukturen neu. Bisherige Geschäftsmodelle werden umgestaltet und digitalisiert. Der Technologiesprung hin zu Big Data, Cloud und Mobile führt zu andersartigen Möglichkeiten der Vermarktung von Produkten und Services sowie der Art der internen Leistungserbringung und Zusammenarbeit. Die IT überwindet dabei seit einigen Jahren die Grenzen starrer und unflexibler Geschäftsprozesse und wird zu einem weiteren Produktionsfaktor. Die Digitalisierung, auch als vierte industrielle Revolution bezeichnet, verändert die bisherigen Sourcing-Strategien der Unternehmen.

Ein bedeutendes Element sind dabei „Business Innovation/Transformation Partner“ als Dienstleistungspartner. Sie decken in ihrem Portfolio die gesamte Wertschöpfungskette ab, von der Management-/IT-Beratung über die Systemrealisierung/-integration bis hin zum Betrieb von IT-Systemen.

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Wissensmanagement | Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

Eine der größten Herausforderungen der modernen Intranets heutzutage ist der Information Overload. Wenn früher das klassische Intranet hauptsächlich als Mittel für eine 1:n Push-Kommunikation genutzt wurde, ist eines der Hauptziele eines Social Intranets, jedem einzelnen Mitarbeiter das freie Erstellen von Inhalten zu ermöglichen. Der Mitarbeiter wird von einem reinen Konsumenten zu Autor und Mitgestalter des Intranets. Somit entsteht eine enorme Menge an nutzergenerierten Inhalten, was dazu führt, dass man schnell den Überblick verliert. Je mehr Funktionalitäten ein Intranet bündelt (Blogs, Wikis, Dokumente, Projekträume, Interessensgruppen etc.), desto größer wird dieser Informationsfluss und desto schwieriger ist es, sich im Intranet zurechtzufinden. Der alltägliche Arbeitsprozess im Unternehmen erfordert an erster Stelle den mühelosen Zugriff auf die für mich relevanten Daten, was aus den oben genannten Gründen zu einer großen Herausforderung wird.

Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist? 

Personalisierte Dashboards bieten eine Lösung für diese beiden Probleme.

personalisiertes_dashboard_übersicht

 

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Literatur | Wissensmanagement für Anwälte

Die tägliche Informationsflut aus Gesetzgebung, Rechtsprechung und Fachliteratur stellt für Anwälte, aber auch für juristische Mitarbeiter in Unternehmen und Kanzleien eine immer größer werdende Herausforderung dar. Hier zeigt das Buch als Leitfaden nach einer fundierten Einführung in die Grundlagen des Wissensmanagements zunächst Wege zur Entwicklung einer Wissensstrategie auf. Ein praxisorientierter Überblick über die notwendigen Prozesse für den Aufbau eines Wissensmanagement-Systems in einer Kanzlei bzw. Rechtsabteilung folgt. Weiter erläutern die Autoren die Anforderungen an Wissensmanagement-Systeme unter Einbeziehung aktueller Online-Angebote für Juristen (Rechtsdatenbanken, Newsletter-Services, Social Software). Neu hinzugekommen sind u.a. Themen zum Qualitätsmanagement und zum Wissensmanagement als Teil der Compliance (»Informationsrisikomanagement«).

Praxistipps, Checklisten und Hinweise zur »Best Practice« des juristischen Wissensmanagements basierend auf der Praxiserfahrung der Autoren als juristische Wissensmanager erleichtern den Einstieg in das Thema.

Autoren:
RA Prof. Dr. Martin Schulz, LL.M. (Yale), Professor für deutsches und internationales Privat- und Unternehmensrecht, German Graduate School of Management & Law (GGS), Heilbronn und Knowledge Management Lawyer, Freshfields Bruckhaus Deringer LLP, Frankfurt/ Main;
RA Dr. Marcel Klugmann, M.B.A., Head of Compliance & Risk, CMS Hasche Sigle, Berlin

Textquelle: Wolters Kluwer, http://shop.wolterskluwer.de/wkd/shop/kanzleimanagement-und-organisation,93/wissensmanagement-fuer-anwaelte,978-3-452-27607-0,carl-heymanns-verlag,53025/

 

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Wenn zwei das Gleiche tun, ist das lange nicht dasselbe!

Wenn zwei das Gleiche tun, ist das noch lange nicht dasselbe. Wie zutreffend dieses Sprichwort ist, zeigt etwa die tägliche Beschaffung von Kanzleiwissen.

Die Beschaffung von Informationen im Alltag des Kanzleilebens ist oftmals ein Dilemma für Berufsträger und Mitarbeiter gleichermaßen. Nicht selten sind wichtige Dokumente und Dateien in der IT – Landschaft einer Kanzlei wild verstreut, ob in unzähligen Verzeichnissen auf unterschiedlichen Netzlaufwerken, im DMS Archiv System, auf Share Point Seiten oder aber auch im eigenen Intranet.

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Kanzlei Wissensmanagement | Warum eine Wissensmanagement Software Lösung kein Allheilmittel ist


www.wissensmanagement-steuerberatung.de

Die Antwort auf die Frage, warum eine Wissensmanagement Software Lösung allein kein Allheilmittel ist hat Anne M. Schüller in ihrem Beitrag „Kollaborative Strukturen implementieren“ so beschrieben:

„Ein flottes, reibungsloses Zusammenspiel der internen Leistungskette verlangt, von Ressort-Denken und innerbetrieblichen Rivalitäten endlich Abschied zu nehmen. Denn dies fördert nur den Abteilungsegoismus und dient nicht dem Kunden. Der merkt jedenfalls sehr schnell, wenn ein Unternehmen nicht wie aus einem Guss funktioniert. Das Gestrüpp aus Standards und Normen muss ausgedünnt, der verfilzte Zuständigkeitsrasen vertikutiert und das innenpolitische Machtgefälle eingedämmt werden. Leitbilder müssen neu gedacht und Organisationsstrukturen umgebaut werden.“

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Kanzlei Wissensmanagement Lösung | Mit schlanken Prozessen aus dem Vollen wertschöpfen

immer dann, wenn das Verschwenden von Ressourcen vermieden wird, findet eine Wertschöpfung statt.

Die Kanzlei Wissensmanagement Lösung verfügt über eine intelligente Suche für alle Informationen, die Ihnen, Ihren Kollegen und Mitarbeitern viel Recherchezeit spart, nachhaltig die Kanzlei Qualität verbessert, sowie die Kanzlei – Profitabilität steigert.

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Verlagsübergreifende Recherche-Plattform für Kanzleien

Umfassendes Steuerfachwissen unterschiedlicher Anbieter aus einer Hand: Das ist das Ziel einer branchenweit einmaligen Zusammenarbeit von Haufe, C.F. Müller, Verlag Dr. Otto Schmidt KG, Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft Steuern Recht GmbH, Erich Schmidt Verlag und Jehle, so der Freiburger Haufe Verlag.

Hat dieser Zusammenschluss tatsächliche Vorteile für die Kanzleien aus Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und Notariat?

Studien belegen insoweit, dass externe Fachdatenbanken lediglich einen Anteil von 12% des Kanzleiwissens haben. Mithin haben diese eine untergeordnete Bedeutung. Eine deutliche Verbesserung der Kanzlei Wissenseffizienz ist folglich für eine Kanzlei nicht zu erwarten.

Vielmehr entscheidend für mehr Wissenstransparenz und Wissenseffizienz in den Steuerberater-, Wirtschaftsprüfer- und Anwaltskanzleien ist die plattform- und datenbankübergreifende Suche.

Erfahren Sie, warum sich die Notarkammer Sachsen für die Kanzlei Wissensmanagement Software Lösung entschieden hat.

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Kanzlei Wissensmanagement | Wissenseffizienz

Die tägliche Suche nach Dokumenten und Dateien raubt den Mitarbeitern in den Kanzleien aus Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Notariat täglich bis zu 20% der Arbeitszeit. Das einzelne Aufrufen unterschiedlicher Datenbanken und Datenquellen sowie die Konsolidierung der verschiedenen Suchergebnissen zählt zu den mühsamen und ineffizienten Aufgaben. Auch vor dem Hintergrund, dass sich etwa 42% des Kanzleiwissens in Dokumente und Dateien verbergen, gibt es einen enormen Handlungsbedarf bei der Optimierung der täglichen Wissensbeschaffung und Wissensteilung in den Kanzleien. 

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Fehlende Wissenstransparenz |Mitarbeiter müssen bis zu 30 Minuten nach Informationen suchen

Die Ursachen für die fehlende Wissensbasis in Firmen sind vielfältig. In 71 Prozent der Fälle sind die benötigten Informationen zwar vorhanden, die Mitarbeiter wissen jedoch nicht, wo sie abgelegt sind, oder die Suche gestaltet sich aufwändig und kompliziert. 82 Prozent der Teilnehmer recherchieren im Bedarfsfall bis zu einer halben Stunde. 11 Prozent brauchen sogar zwischen 30 Minuten und 3 Stunden, so In einer aktuellen Studie vom Haufe Verlag zum Thema „Produktiver Umgang mit Wissen“.

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