Schlagwort-Archive: Enterprise Search

Enterprise search is the organized retrieval of structured and unstructured data within an organization. Properly implemented, enterprise search creates an easily navigated interface for entering, categorizing and retrieving data securely, in compliance with security and data retention regulations. The quality of enterprise search results is reliant upon the description of the data by the metadata. Effective metadata for a presentation, for example, should describe what the presentation contains, who it was presented to, and what it might be useful for. Given the right metadata a user should be able to find the presentation through search using relevant keywords. There are a number of kinds of enterprise search including local installations, hosted versions, and search appliances, sometimes called “search in a box.” Each has relative advantages and disadvantages. Local installations allow customization but require that an organization has the financial or personnel resources to continually maintain and upgrade the investment. Hosted search outsources those functions but requires considerable trust and reliance on an external vendor. Search appliances and cloud search, the least expensive options, may offer no customization at all.
Enterprise search software has increasingly turned to a faceted approach. Faceted search allows all of the data in a system to be reduced to a series of drop down menus, each narrowing down the total number of results, which allows users to narrow a search to gradually finer and finer criteria. The faceted approach improves upon the keyword search many users might think of (the Google model) and the structured browse model (the early Yahoo model). In the case of keyword search, if the end user doesn’t enter the correct keyword or if records weren’t added in a way that considers what end users might be looking for, a searcher may struggle to find the data. Similarly, in a browsing model, unless the taxonomies created by the catalogers of an enterprise’s information make intuitive sense to an end user, ferreting out the required data will be a challenge. Enterprise search is complex. Issues of security, compliance and data classification can generally only be addressed by a trained knowledge retrieval expert. That complexity is further complicated by the complexity of an enterprise itself, with the potential for multiple offices, systems, content types, time zones, data pools and so on. Tying all of those systems together in a way that enables useful information retrieval requires careful preparation and forethought. Vendors of enterprise search products include Oracle, SAP, IBM, Datev, SharePoint, Datev-DMS, Wolters Kluwer, ADDISON Google and Microsoft. Quelle:http://whatis.techtarget.com/definition/enterprise-search

See also: enterprise content management (ECM), e-discovery, autoclassification

Digitalisierung | Auf dem Sprung ins digitale Zeitalter sind neue Geschäftsmodelle gefragt

 

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Die Digitalisierung der Industrie stellt eine völlig neue Herausforderung für die deutschen Unternehmen dar. Die Verschiebung der Wertschöpfung hin zu Software und Service sowie der Eintritt neuer Wettbewerber aus dem IT-Sektor zwingen Unternehmen klassischer Industrien dazu, die Digitalisierung aktiv voranzutreiben, um einer Marginalisierung als Zulieferer mit einem deutlichen Rückgang von Umsatz und Marge entgegenzuwirken. Zur Stärkung der zukünftigen Marktposition und Profitabilität müssen nicht nur die Produkte, sondern das gesamte Unternehmen von der Strategie über das Geschäftsmodell bis hin zu der Organisationsstruktur und den Prozessen schon jetzt fit für die veränderten Herausforderungen des Marktes gemacht werden. Die Neuausrichtung gelingt mit einem strukturierten Vorgehen anhand des Strategiehauses. Insbesondere frühzeitige Erfolge mittels Sofortmaßnahmen schaffen Zeit zur Erarbeitung eines umfassenden Konzepts und führen an Industrie 4.0 heran. Der deutsche Industrie muss die digitale Transformation aktiv gestalten, um das enorme Wertschöpfungspotenzial von Industrie 4.0 zu heben und ihre hervorragende Stellung im internationalen Vergleich auch in Zukunft zu stärken, so das Management Summary zur Studie von Baker Tilly Roelfs. Weiter zur Studie

 

 

Collaboration | Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

 

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Eine der größten Herausforderungen der modernen Intranets heutzutage ist der Information Overload. Wenn früher das klassische Intranet hauptsächlich als Mittel für eine 1:n Push-Kommunikation genutzt wurde, ist eines der Hauptziele eines Social Intranets, jedem einzelnen Mitarbeiter das freie Erstellen von Inhalten zu ermöglichen. Der Mitarbeiter wird von einem reinen Konsumenten zu Autor und Mitgestalter des Intranets. Somit entsteht eine enorme Menge an nutzergenerierten Inhalten, was dazu führt, dass man schnell den Überblick verliert. Je mehr Funktionalitäten ein Intranet bündelt (Blogs, Wikis, Dokumente, Projekträume, Interessensgruppen etc.), desto größer wird dieser Informationsfluss und desto schwieriger ist es, sich im Intranet zurechtzufinden. Der alltägliche Arbeitsprozess im Unternehmen erfordert an erster Stelle den mühelosen Zugriff auf die für mich relevanten Daten, was aus den oben genannten Gründen zu einer großen Herausforderung wird.

Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

Der Nutzen eines Dashboards

Das Dashboard stellt eine Art Instrumententafel dar, mit dem grundlegenden Zweck, den alltäglichen Arbeitsprozess im Intranet zu optimieren. Es besteht aus diversen Werkzeugen (sog. Widgets), welche den Zugang zu unterschiedlichen Informationen und Funktionalitäten ermöglichen.

Dashboards werden heutzutage oft als Startseite und somit als Eingangstor des modernen Intranets genutzt. Ihre Aufgabe ist es, relevante Informationen aus dem Intranet an einer Stelle zusammenzuführen und den Zugriff auf wichtige Funktionalitäten zu erleichtern.

Personalisiertes Dashboard

Der Ausgangpunkt jedes Dashboards sind die Standardeinstellungen. Diese bieten eine vordefinierte Zusammenstellung von Widgets, welche auf einen Blick alle wichtige Informationen zusammenfassen sollen. Wie kann man aber Widgets anbieten, welche nur die für mich relevanten Inhalte darstellen (z. B. aktuelle Nachrichten und Veranstaltungen aus meinem Bereich bzw. Standort, neueste Dokumente aus meinen Projekträumen etc.)? Die Lösung hier lautet Personalisierung durch kontextuelle Filterung der Inhalte, abhängig von den Daten über den aktuell angemeldeten Nutzer. Solche Daten sind z. B. Einordnung in der Organisation oder Mitgliedschaft in Projekten und Gruppen.

Natürlich sollte man sich nicht nur auf die für den Nutzer relevanten Informationen begrenzen. Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Intranets ist die Einbeziehung und das Engagement der Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, den Nutzer auch über neue und interessante Informationen bzw. Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten. Zu Hilfe kommen an dieser StelleActivity Streams. Diese zeigen zum einen die Vitalität des Intranets und fordern zum anderen die Interaktion. Einen weiteren Schritt in dieser Richtung wäre der Einsatz von Recommendation Engines, welche das Verhalten der Nutzer im System analysieren und abhängig davon auf interessante Inhalte verweisen.

Individualisiertes Dashboard

Ein Dashboard soll die wichtigsten Informationen an einer Stelle zusammenführen. Was heißt aber wichtig? Die Wichtigkeit von Informationen ist ein sehr subjektives Kriterium und kann daher nicht zentral vorgegeben werden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in derIndividualisierung.

Um das Dashboard an seine individuellen Bedürfnisse anpassen zu können, soll jeder Nutzer das Layout und Umfang dieses anpassen können. Hierbei kann der Anwender aus einer Sammlung von Widgets die für ihn passenden auswählen und hinzufügen, bestehende Widgets entfernen oder Position und Anordnung der einzelnen Widgets beliebig ändern.

Einen noch höheren Optimierungsgrad bei der Individualisierung der Oberfläche kann damit erreicht werden, indem für die einzelne Widgets diverse Einstellungen angeboten werden, wie z. B. die Anzahl der Einträge, die Art der Sortierung oder die Auswahl von Quellen und Kategorien der anzuzeigenden Inhalte.

Über die Grenzen der Internet-Anwendung hinaus

Ein Dashboard muss sich aber nicht ausschließlich auf die Darstellung von Inhalten nur aus der Intranet-Applikation begrenzen. Es kann auch in Richtung eines Portals ausgebaut werden und Zugriff auf Informationen und Funktionalitäten aus anderen Unternehmensanwendungen bieten, welche aus dem einen oder anderen Grund ihren Weg nicht ins Intranet gefunden haben, z. B. Dokumentenmanagement-, HelpDesk-, CRM- oder Raumplanung-Tools. Die Integration zwischen den Anwendungen wird heutzutage über diverse Programmierschnittstellen leicht gemacht.

Man kann auch einen Schritt weiter gehen und den Zugriff auf externe Dienste (z. B. Nachrichten, Wetter, Börsenkurse) oder die Einbindung externer RSS-Feeds ermöglichen. Durch die Einspeisung von Informationen außerhalb der reinen Intranet-Anwendung rückt das Intranet noch näher an den Mitarbeiter und wird zum Eingangstor des virtuellen Arbeitsplatzes.

Fazit

Personalisierte Dashboards bilden heutzutage den Quasi-Standard für die Startseite jedes modernen Intranets und agieren als Eingangstor des virtuellen Arbeitsplatzes. Sie dienen der Aggregation von relevanten oder interessanten Informationen und optimieren somit  die Kommunikation und Informationsverteilung innerhalb des Unternehmens. Sie bieten direkten Zugriff auf wichtige Funktionalitäten und verbessern die Navigation innerhalb des Systems. Das alles macht das personalisierte Dashboard zu einem wesentlichen Bestandteil einer erfolgreichen Intranet-Plattform. Quelle: Bilder Wissensmanagement-steuerberatung.de, Text: http://www.socialbusinessevolution.de/, Nikolay Borisov

 

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Mehr als 50 Programmierschnittstellen und Konnektoren „out of the box“

Nachfolgend finden Sie eine Liste von bereits verfügbaren Systemschnittstellen für die Wissensmanagement Lösung für Wirtschaftsprüfer, für Steuerberater, für Rechtsanwälte, für Notare und für Mandanten aus dem Mittelstand. Alleine 11 Mitarbeiter befassen sich nur mit der Entwicklung von Systemanbindungen für die Wissensmanagement Software Lösung für Kanzleien und mittelständische Mandanten. Sie können also ganz entspannt bleiben, wenn Sie an dieser Stelle eine bestimmte Schnittstelle vermissen.  Antworten auf Ihre Fragen 

ARIS, Atlassian Confluence 3.x, Atlassian Confluence 4.x, Atlassian Jira, CMS Imperia, Cuadra STAR, Datev, Datev DMS,Docuware, DokuWiki, ELO, EASY ECM, IBM Lotus Notes, iCal, Just Connect, LDAP Microsoft Active Directory, Liferay, Microsoft Dynamics, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Novell, OCR, Open Text Content Server, OpenText DOMEA, phpBB, RSS-Feeds, SAP, Signavio, Social Bookmarking,, TikiWiki, Twitter, Typo 3, vtiger CRM

Studie | Wofür die Deutschen ihre persönlichen Daten preisgeben

 

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Die voranschreitende Digitalisierung von alltäglichen Gebrauchsgegenständen, Dienst-leistungen und Maschinen verändert unaufhaltsam Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. In hohem Tempo entstehen beständig neue Geschäftsmodelle und Angebote von Unternehmen und Behörden. Immer neue Anbieter drängen in traditionelle Branchen und treten in digitale Konkurrenz zu den etablierten Marktführern. Die Speicherung von Daten, die Kommunikation über neue Medien und ein systematisch-analytisch geprägter Umgang mit Informationen werden branchenübergreifend zu entscheidenden Faktoren für den betriebswirtschaftlichen Erfolg und die Effizienz der behördlichen Steuerung. Dabei bringt der Transformationsprozess von der analogen in die digitale Welt neben Zuversicht auch Unsicherheit mit sich: Wie sensibel ist die Bevölkerung bei der Herausgabe von persönlichen Daten? Welche Informationen von sich geben die Konsumenten am ehesten im Internet preis? Hätte eine monetäre Vergütung Einfluss auf ihre Bereitschaft, private Daten herauszugeben? Und: Welchen Organisationen trauen die Menschen einen sorgsamen Umgang mit Daten zu? Die Ergebnisse der vorliegenden Befragung zeigen ein starkes Bedürfnis der Bevölkerung danach, dass mit ihren persönlichen Daten vertrauensvoll und nachvollziehbar umgegangen wird. Und sie zeigt, dass der Ruf nach sicheren Systemen mit steigender Digitalisierung immer lauter wird. Dieser Anforderung müssen sich Industrie und Politik gleichermaßen stellen: Sie sind in der Verantwortung, sichere Lösungen und richtige Rahmenbedingungen zu gewährleisten. Seit rund vier Jahrzehnten begleitet SAS als vertrauensvoller Datenspezialist diesen Transformationsprozess kontinuierlich mit Denkanstößen und Lösungsansätzen, so Jürgen Fritz Senior Director Marketing & Strategy SAS Deutschland (Quelle:SAS® Deutschland). Weiter zur Studie

Studie | Digitale Transformation trifft fast jedes zweite Unternehmen

 

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Die Studie mit dem Titel „The Digital Vortex: How Digital Disruption is Redefining Industries“ ist die erste, die das DBT Center veröffentlicht hat. Die Autoren der Studie befragten 941 Entscheider aus 12 Branchen und 13 Ländern, darunter Australien, Brasilien, Kanada, China, Frankreich, Deutschland, Indien, Italien, Japan, Mexiko, Russland, Großbritannien und die Vereinigten Staaten. Ziel der Studie ist es zu zeigen, wie weit Unternehmen bei der Digitalisierung bereits sind, und Zukunftsperspektiven zu bieten.

Die Ergebnisse zeigen: Aufgrund der digitalen Transformation werden sich schätzungsweise 40 Prozent der Unternehmen in jeder der untersuchten Branchen in einem völlig veränderten Wettbewerbsumfeld wiederfinden, und zwar innerhalb der kommenden fünf Jahre. Trotz der erheblichen Auswirkungen der digitalen Transformation glauben 45 Prozent der Entscheider jedoch nicht, dass sie ein Thema für den Vorstand sei.

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Studie | Mit Daten Werte schaffen

 

#kanzleiwissensmanagement, Mit Daten Werte schaffen

Deutsche Unternehmen vertrauen immer mehr auf Datenanalysen. Doch welche Unternehmen nutzen welche Daten zu welchem Zweck? Welche Technologien kommen im Rahmen von Datenanalysen zum Einsatz? Welche Branchen sind derzeit Vorreiter, welche Nachzügler?

Diese Fragen und noch viele andere Aspekte beleuchtet die aktuelle Studie „Mit Daten Werte schaffen“ von KPMG und Bitkom Research. Die Befragung von rund 700 Führungskräfte gibt einen Überblick, wie deutsche Unternehmen die verschiedenen Möglichkeiten von Datenana-lysen nutzen und welche Ziele und Herausforderungen mit dem Einsatz von Datenanalysen verbunden sind. Zur Studie (Quelle:KPMG)

Dokumentenmanagement | Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren

Bereits in seinem Beschluss vom 26.9.2007 hat der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen : I B 53, 54 / 07) die Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren beispielsweise in Form von TIF- oder PDF-Dateien als eine zulässige Form der Aufbewahrung bestätigt. Dabei gelten die unternehmensspezifischen Regeln (§§ 238 ff. HGB und § 147 Abs. 3 AO) der unveränderten und ordnungsgemäßen Aufbewahrung wie in der Papierwelt.

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WEB 2.0 | Social Media Leitfaden

Social Media haben in den vergangenen Jahren unsere Internetnutzung entscheidend geprägt und verändert. Für Millionen von Nutzern sind sie aus der alltäglichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Für Unternehmen sind soziale Medien daher in vielen Bereichen zu einem wichtigen Wertschöpfungsfaktor geworden, so BITKOM in der heutigen Pressemitteilung.

Zwar setzen bereits drei Viertel der deutschen Unternehmen Social Media auf die eine oder andere Weise ein, viele Firmen sind jedoch noch unsicher, welche Art von Engagement für sie wirklich sinnvoll ist und welche strategische Vorgehensweise sich für sie am besten eignet. Zum Leitfaden. (Quelle:BITKOM)

Außerdem, wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

personalisiertes_dashboard_übersicht

Literatur | Praxishandbuch internationale Compliance-Management-Systeme

 

ISO 19600 Compliance

 

Die international anerkannte Richtlinie für CMS schafft als neuer Standard ISO 19600 einheitliche Rahmenbedingungen. Sie ist anwendbar auf alle Branchen und eignet sich für große Aktiengesellschaften wie für gemeinnützige Vereine. Was man zur praktischen Einrichtung eines Compliance-Management-Systems nach ISO 19600 konkret wissen muss, erläutert Peter Fissenewert umfassend und verständlich.

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Literatur | Der Mehrwert von Social Media Anwendungen für das Wissensmanagement von Unternehmen: Wissen von und über Stakeholder

 

Der Mehrwert von Social Media Anwendungen für das Wissensmanagement von Unternehmen

 

Die Entwicklung fährt fort – die Technologien des Web 2.0 und die auf ihm basierenden Social Media Anwendungen dürften mit ihren Funktionalitäten gerade auch für Unternehmen von Nutzen sein. Die schon aus der Definition resultierenden informativen, kommunikativen, beziehungstechnischen und kollaborativen Elemente können – intern wie extern – Effizienz- und sogar Umsatzsteigerungen bewirken. Über die verbesserten Interaktionsmöglichkeiten lassen sich auf die wertschöpfenden – als auch die sie unterstützenden Unternehmensbereiche Einfluss nehmen. So können sie unter dem Stichwort Smart Collaboration mit ihren Groupwareeigenschaften im Projektmanagement workgroup- und workflowunterstützende Funktionalitäten zur Verfügung stellen. So lassen sich Lessons Learned oder Best Practice Beispiele über Wikis, Blogs oder Podcasts gebündelt und zentral nach dem Pull Prinzip zur Verfügung stellen.

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Literatur | Web oder stirb!

 

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Strategie- und Content-Spezialistin Dr. Kerstin Hoffmann zeigt, wie Sie für Ihr Unternehmen eine passgenaue Kommunikationsstrategie entwickeln. In vier klar gegliederten Teilen erhalten Sie einen umfassenden Überblick darüber, was Sie an Wissen, Orientierung, Handwerkszeug und Ressourcen brauchen, um im digitalen Wandel zu bestehen. Lassen Sie sich inspirieren!

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