Schlagwort-Archive: ECM

Dokumentenmanagement | Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren

Bereits in seinem Beschluss vom 26.9.2007 hat der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen : I B 53, 54 / 07) die Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren beispielsweise in Form von TIF- oder PDF-Dateien als eine zulässige Form der Aufbewahrung bestätigt. Dabei gelten die unternehmensspezifischen Regeln (§§ 238 ff. HGB und § 147 Abs. 3 AO) der unveränderten und ordnungsgemäßen Aufbewahrung wie in der Papierwelt.

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Wissensmanagement & Records Management | Synergien für die Unterstützung von Compliance-Anforderungen

Wissensmanagement Software Lösungen für Kanzleien und Mandanten wurden bisher lediglich als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und Wissensmanagement gibt es mehr Synergien als Trennendes.

Records Management liefert für das Wissensmanagement in den Wirtschaftskanzleien, mittel-ständischen Unternehmen und in Konzernbetrieben einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klas-sifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedi-gende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können. Hierfür ist die manuelle Annotation von Metadaten und durch die Sicherung der Kontrolle über die Inhalte mit Hilfe von Dokument-Management-Systemen ein wesentlicher Beitrag.

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Strategie | Digitalisierung erfordert neue Sourcing-Konzepte

 

#strategie, Spannungsfeld aus Personalmangel, Einführung

 

Die Digitalisierung verändert alles. Sie beeinflusst die Kernprozesse der Unternehmen und ordnet etablierte Unternehmensstrukturen neu. Bisherige Geschäftsmodelle werden umgestaltet und digitalisiert. Der Technologiesprung hin zu Big Data, Cloud und Mobile führt zu andersartigen Möglichkeiten der Vermarktung von Produkten und Services sowie der Art der internen Leistungserbringung und Zusammenarbeit. Die IT überwindet dabei seit einigen Jahren die Grenzen starrer und unflexibler Geschäftsprozesse und wird zu einem weiteren Produktionsfaktor. Die Digitalisierung, auch als vierte industrielle Revolution bezeichnet, verändert die bisherigen Sourcing-Strategien der Unternehmen.

Ein bedeutendes Element sind dabei „Business Innovation/Transformation Partner“ als Dienstleistungspartner. Sie decken in ihrem Portfolio die gesamte Wertschöpfungskette ab, von der Management-/IT-Beratung über die Systemrealisierung/-integration bis hin zum Betrieb von IT-Systemen.

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Cloud Dienste | Sorgen um Datensicherheit und Datenschutz bremst Cloud Lösungen aus

Bei der Nutzung von Cloud-Speichern sind die Deutschen im europäischen Vergleich eh
er zurückhaltend. Nur rund jeder fünfte Bundesbürger (21 Prozent) speichert oder teilt Dateien wie Dokumente, Fotos oder Videos im Netz. In anderen Ländern werden Online-Speicher deutlich häufiger genutzt. In Dänemark nutzen 44 Prozent der Bürger solche Dienste wie zum Beispiel Dropbox, Google Drive oder iCloud. Nur knapp dahinter liegen Norwegen (43 Prozent), Island (39 Prozent) und Großbritannien (38 Prozent). Im EU-Durchschnitt werden Cloud-Speicher von 22 Prozent der Bürger genutzt. Das berichtet der Digitalverband BITKOM unter Berufung auf eine Erhebung der EU-Statistikbehörde Eurostat. „Cloud-Angebote haben in Deutschland noch großes Potenzial. Der Wunsch, von überall auf die eigenen Daten zugreifen zu können, lässt sich damit verwirklichen“, sagt BITKOM-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. Nach einer Umfrage im Auftrag des BITKOM können sich 36 Prozent der deutschen Internet-Nutzer ab 14 Jahren vorstellen, Daten künftig ausschließlich in der Cloud zu speichern, so der BITKOM Verband in seiner Pressemitteilung vom 13.01.2015.


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Literatur | Steuersicher archivieren

steuersicher-archivieren

Auch im Zusammenhang mit Wissensmanagement Software Lösungen wird das Thema „steuersicher archivieren“ nicht nur Mandanten, sondern auch Kanzleien aus der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung beschäftigen. Oftmals werden sogenannte Open Source Lösungen und/oder ECM Lösungen am Markt angeboten, die eine Dokumentenablage in eine gesonderte Datenbank bzw. Software erforderlich machen. Häufig ist es so, dass solche Wissensmanagement Lösungen nicht über die erforderlichen Zertifikate, wie etwa IDW PS 880, verfügen, um eine GDPdU sichere Archivierung vorzuhalten.

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Cloud Computing | Kanzleien ist Vorsicht geboten

Cloud Lösungen, ein ungebremster Megatrend. Allerdings ist durchaus Vorsicht geboten, wenn es um die Berufsgruppen der Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater geht.

Großer Beliebtheit erfreuen sich derzeit Intranet und ECM Lösungen, welche zunehmend als Cloud Computing Produkte dem Markt angeboten werden. Was für Unternehmen praktisch und gleichwohl ökonomisch erscheinen mag – Beiträge, Dokumente und Dateien innerhalb des Unternehmensnetzwerkes – zu teilen, bleibt den Kanzleien vorenthalten. Denn nicht nur Rechtsanwälte und Notare, sondern auch Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ist es nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB bei Androhung einer Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder von Geldstrafe untersagt, ihnen in ihrer beruflichen Eigenschaft anvertraute Geheimnisse unbefugt zu offenbaren.

Inhalte von elektronischen Dokumenten und Dateien werden einem Dritten zudem nicht erst dann offenbart, wenn dieser den Inhalt dieser Daten zur Kenntnis nimmt. Vielmehr ist es insoweit ausreichend, dass der Dritte die Möglichkeit hat, diese Daten zur Kenntnis zu nehmen. Dass der Dritte die Mitteilung des Geheimnisses auch intellektuell versteht bzw. verstehen könnte, ist dabei nicht erforderlich. Vielmehr reicht es aus, dass der Dritte die Mitteilung wahrnehmen kann. Bei digital gespeicherten Geheimnissen reicht deshalb grundsätzlich die Einräumung der Verfügungsgewalt über die Daten aus, z.B. durch Weitergabe des Datenträgers oder der Datei. Dies trifft im Falle von Cloud Computing Angeboten wohl vollumfänglich zu, wenn eine Kanzlei die Daten auf einen Fremdserver speichert und diese durch andere Dritte gewartet werden.

Kanzlei Wissensmanagement  Tabu für Cloud Computing in Kanzleien