Schlagwort-Archive: Dokumentenmanagement

#dokumentenmanagement Der Begriff des Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitali-sierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig #dokumentenmanagement auch der Begriff Elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt. Im Englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content Management Systemen vorzufinden sind.[1] Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche. Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man Compound Document Management, Electronic Filing und dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebens-zyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.[4] Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagement-systeme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte.[5] Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschie-denen Quellen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird. Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Produkten für Document Imaging, Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management System eine Komponente der übergreifenden Strategie des Enterprise Content Management (ECM).[6] Quelle:http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement | Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren

Bereits in seinem Beschluss vom 26.9.2007 hat der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen : I B 53, 54 / 07) die Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren beispielsweise in Form von TIF- oder PDF-Dateien als eine zulässige Form der Aufbewahrung bestätigt. Dabei gelten die unternehmensspezifischen Regeln (§§ 238 ff. HGB und § 147 Abs. 3 AO) der unveränderten und ordnungsgemäßen Aufbewahrung wie in der Papierwelt.

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Wissensmanagement & Records Management | Synergien für die Unterstützung von Compliance-Anforderungen

Wissensmanagement Software Lösungen für Kanzleien und Mandanten wurden bisher lediglich als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und Wissensmanagement gibt es mehr Synergien als Trennendes.

Records Management liefert für das Wissensmanagement in den Wirtschaftskanzleien, mittel-ständischen Unternehmen und in Konzernbetrieben einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klas-sifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedi-gende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können. Hierfür ist die manuelle Annotation von Metadaten und durch die Sicherung der Kontrolle über die Inhalte mit Hilfe von Dokument-Management-Systemen ein wesentlicher Beitrag.

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Software in Kanzleien | Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis

Die erste digitale Revolution haben Anwaltskanzleien längst hinter sich: Die elektrische Schreibmaschine ist passé und ohne Internet und E-Mail kommt keine Anwältin und kein Anwalt mehr aus. Inzwischen geht es um viel mehr: Die Wahl der Kanzleisoftware prägt die Arbeitsabläufe einer Kanzlei. Kein Thema bestimmt den Kanzleialltag so sehr. Doch welche Programme gibt es auf dem Markt? Was können die Programme? Und was ist den Kanzleien wichtig? Die Autoren fassen die Ergebnisse einer von der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im Deutschen Anwaltverein (DAV) vorgenommenen Erhebung von Merkmalen von Anwaltsprogrammen zusammen und stellen diese den Ergebnissen einer Umfrage unter Anwältinnen und Anwälten zur EDV-Nutzung in ihren Kanzleien gegenüber, so Bärbel Schnee-Gronauer und Dr. Andreas R. J. Schnee-Gronauer. 

Auffallend ist allerdings, dass das Thema Kanzlei Wissensmanagement offenbar nur eine untergeordnete Bedeutung findet und quasi im Nebensatz zum Qualitätsmanagement angesprochen wird. Insoweit dürfte Anwalts Kollege aus Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung in Sachen Wissensmanagement deutlichen Vorsprung haben.

Zum Ergebnisse einer Untersuchung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im DAV