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Dokumentenmanagement | Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren

Bereits in seinem Beschluss vom 26.9.2007 hat der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen : I B 53, 54 / 07) die Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren beispielsweise in Form von TIF- oder PDF-Dateien als eine zulässige Form der Aufbewahrung bestätigt. Dabei gelten die unternehmensspezifischen Regeln (§§ 238 ff. HGB und § 147 Abs. 3 AO) der unveränderten und ordnungsgemäßen Aufbewahrung wie in der Papierwelt.

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Wissensmanagement & Records Management | Synergien für die Unterstützung von Compliance-Anforderungen

Wissensmanagement Software Lösungen für Kanzleien und Mandanten wurden bisher lediglich als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und Wissensmanagement gibt es mehr Synergien als Trennendes.

Records Management liefert für das Wissensmanagement in den Wirtschaftskanzleien, mittel-ständischen Unternehmen und in Konzernbetrieben einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klas-sifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedi-gende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können. Hierfür ist die manuelle Annotation von Metadaten und durch die Sicherung der Kontrolle über die Inhalte mit Hilfe von Dokument-Management-Systemen ein wesentlicher Beitrag.

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Strategie | Digitalisierung erfordert neue Sourcing-Konzepte

 

#strategie, Spannungsfeld aus Personalmangel, Einführung

 

Die Digitalisierung verändert alles. Sie beeinflusst die Kernprozesse der Unternehmen und ordnet etablierte Unternehmensstrukturen neu. Bisherige Geschäftsmodelle werden umgestaltet und digitalisiert. Der Technologiesprung hin zu Big Data, Cloud und Mobile führt zu andersartigen Möglichkeiten der Vermarktung von Produkten und Services sowie der Art der internen Leistungserbringung und Zusammenarbeit. Die IT überwindet dabei seit einigen Jahren die Grenzen starrer und unflexibler Geschäftsprozesse und wird zu einem weiteren Produktionsfaktor. Die Digitalisierung, auch als vierte industrielle Revolution bezeichnet, verändert die bisherigen Sourcing-Strategien der Unternehmen.

Ein bedeutendes Element sind dabei „Business Innovation/Transformation Partner“ als Dienstleistungspartner. Sie decken in ihrem Portfolio die gesamte Wertschöpfungskette ab, von der Management-/IT-Beratung über die Systemrealisierung/-integration bis hin zum Betrieb von IT-Systemen.

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Cloud Dienste | Sorgen um Datensicherheit und Datenschutz bremst Cloud Lösungen aus

Bei der Nutzung von Cloud-Speichern sind die Deutschen im europäischen Vergleich eh
er zurückhaltend. Nur rund jeder fünfte Bundesbürger (21 Prozent) speichert oder teilt Dateien wie Dokumente, Fotos oder Videos im Netz. In anderen Ländern werden Online-Speicher deutlich häufiger genutzt. In Dänemark nutzen 44 Prozent der Bürger solche Dienste wie zum Beispiel Dropbox, Google Drive oder iCloud. Nur knapp dahinter liegen Norwegen (43 Prozent), Island (39 Prozent) und Großbritannien (38 Prozent). Im EU-Durchschnitt werden Cloud-Speicher von 22 Prozent der Bürger genutzt. Das berichtet der Digitalverband BITKOM unter Berufung auf eine Erhebung der EU-Statistikbehörde Eurostat. „Cloud-Angebote haben in Deutschland noch großes Potenzial. Der Wunsch, von überall auf die eigenen Daten zugreifen zu können, lässt sich damit verwirklichen“, sagt BITKOM-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. Nach einer Umfrage im Auftrag des BITKOM können sich 36 Prozent der deutschen Internet-Nutzer ab 14 Jahren vorstellen, Daten künftig ausschließlich in der Cloud zu speichern, so der BITKOM Verband in seiner Pressemitteilung vom 13.01.2015.


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Literatur | Steuersicher archivieren

steuersicher-archivieren

Auch im Zusammenhang mit Wissensmanagement Software Lösungen wird das Thema „steuersicher archivieren“ nicht nur Mandanten, sondern auch Kanzleien aus der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung beschäftigen. Oftmals werden sogenannte Open Source Lösungen und/oder ECM Lösungen am Markt angeboten, die eine Dokumentenablage in eine gesonderte Datenbank bzw. Software erforderlich machen. Häufig ist es so, dass solche Wissensmanagement Lösungen nicht über die erforderlichen Zertifikate, wie etwa IDW PS 880, verfügen, um eine GDPdU sichere Archivierung vorzuhalten.

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Studie | DATEV und Uni Kassel stellen Studienbericht zum Ersetzenden Scannen vor

Wer seine Papierbelege nach dem Einscannen wegwerfen möchte, sollte auf eine saubere Dokumentation seiner Scanprozesse achten. Das ist das Fazit der Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen, die die Universität Kassel und die DATEV eG im vergangenen Herbst durchgeführt haben. In der Regel reicht die digitale Kopie eines Papierbelegs aus, um vor Gericht zu bestehen – dieses Resultat hatten die Veranstalter bereits unmittelbar nach Abschluss der 14 simulierten Gerichtsverfahren verkündet. Nun liegt die Projektbeschreibung vor, die detailliert erläutert, wie in den einzelnen Verhandlungen argumentiert und entschieden wurde. Auf Basis der Urteile zeigt der Bericht auf, welche Maßnahmen beim Scannen eingehalten werden sollten, um in einem Verfahren anerkannt zu werden, so die Datev eG. in Ihrem Beitrag zur Studie. Weitere wichtige Ergebnisse der Studie finden Sie hier.

Software in Kanzleien | Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis

Die erste digitale Revolution haben Anwaltskanzleien längst hinter sich: Die elektrische Schreibmaschine ist passé und ohne Internet und E-Mail kommt keine Anwältin und kein Anwalt mehr aus. Inzwischen geht es um viel mehr: Die Wahl der Kanzleisoftware prägt die Arbeitsabläufe einer Kanzlei. Kein Thema bestimmt den Kanzleialltag so sehr. Doch welche Programme gibt es auf dem Markt? Was können die Programme? Und was ist den Kanzleien wichtig? Die Autoren fassen die Ergebnisse einer von der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im Deutschen Anwaltverein (DAV) vorgenommenen Erhebung von Merkmalen von Anwaltsprogrammen zusammen und stellen diese den Ergebnissen einer Umfrage unter Anwältinnen und Anwälten zur EDV-Nutzung in ihren Kanzleien gegenüber, so Bärbel Schnee-Gronauer und Dr. Andreas R. J. Schnee-Gronauer. 

Auffallend ist allerdings, dass das Thema Kanzlei Wissensmanagement offenbar nur eine untergeordnete Bedeutung findet und quasi im Nebensatz zum Qualitätsmanagement angesprochen wird. Insoweit dürfte Anwalts Kollege aus Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung in Sachen Wissensmanagement deutlichen Vorsprung haben.

Zum Ergebnisse einer Untersuchung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im DAV