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RESISCAN – Ersetzendes Scannen, BSI TR RESISCAN – 03138-R BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen Anlage R: Unverbindliche rechtliche Hinweise. Die Technische Richtlinie „Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN)“ verfolgt das Ziel, die Rechtssicherheit für die Anwender im Bereich des ersetzenden Scannens zu steigern.
Papierdokumente, die für die Weiterbearbeitung und Aufbewahrung elektronisch erfasst werden, sollen anschließend vernichtet werden können. Rechtliche Nach-teile, die durch den Verlust des Originals entstehen können, sollen durch ein TR RESISCAN konformes Vorgehen soweit wie möglich reduziert werden. Die Anlage R stellt dabei einen Zusatz zur TR RESISCAN dar, in dem erläutert wird, in welchen Zusammenhängen das Recht die TR RESICAN beeinflusst hat. Von rechtlicher Seite aus betrachtet, gibt es beim ersetzenden Scannen neben zahlreichen Problemen auch viele Lösungsmöglichkeiten. Die Diskussion mit der Praxis während der Entwicklung der TR RESICAN machte aber deutlich, dass es rechtliche Unsicherheiten und Missverständnisse gibt, die einer praxisorientierten Klärung bedürfen. Die hier vorliegenden rechtlichen Hinweise sollen dem Anwender bei der Einordnung und Beantwortung von rechtlichen Fragen und Problemen informativ zur Seite stehen. Die Anlage R stellt die aktuelle Rechtslage dar, welche die praktischen Nöte der Anwender nicht immer ausreichend berücksichtigt. Gesetzesänderungen können jedoch ausschließlich vom Gesetzgeber vorgenommen werden, der die gesetzlichen Vorgaben im Interesse aller fortentwickeln sollte. Bis dahin wird davon abgeraten, technische Verfahren anzuwenden, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sofern es dem Anwender um das Erreichen einer höchstmöglichen Rechtssicherheit geht. Zunächst werden im ersten Teil (R.1), in Ergänzung zur theoretischen Anleitung der Schutzbedarfsanalyse in der TR RESISCAN, Hinweise für eine Schutzbedarfsanalyse für verschiedene Typen von Dokumenten gegeben, für deren ersetzendes Scannen in der Praxis der größte Bedarf besteht. Diese
sollen der Orientierung dienen; eine beispielhafte Einstufung der Schutzbedarfskategorien ist aufgrund der Heterogenität der einzelnen Dokumententypen nicht möglich. Die Hinweise sollen dem Anwender einen Anstoß geben, die Sicherheitsziele für sich zu gewichten. Dabei sollten alle maßgeblichen Umstände in Betracht gezogen werden. Diese können verbindliche Vorschriften sein, die eine Aufbewahrungsform und -frist regeln, aber auch alle denkbaren eigenen Interessen vor dem
Hintergrund des konkreten Anwendungsfalles. Im Hinblick auf datenschutzrechtliche Aspekte muss die Sensitivität der Daten auch aus der Perspektive des Betroffenen berücksichtigt werden. Im zweiten Teil (R.2) werden ausgewählte rechtliche Fragestellungen einer näheren Betrachtung unterzogen. Untersucht wird die Zulässigkeit des Scannens nach dem Bundesdatenschutzgesetz, Anforderungen der Dokumentation und Aufbewahrung, Gefährdungen und Schutzmöglichkeiten des
Scanprodukts, die Einbeziehung externer Scandienstleistungen, die Einhaltung von besonderen Geheimhaltungspflichten, strafrechtliche Aspekte der Vernichtung von Originaldokumenten und Fragestellungen zur Beweisführung mit elektronischen Dokumenten und Scanprodukten. (Quelle:https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138-Anlage-R.pdf;jsessionid=EB14E3DBFFB25954E3F88C0411B1A85E.2_cid294?__blob=publicationFile)

Dokumentenmanagement | Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren

Bereits in seinem Beschluss vom 26.9.2007 hat der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen : I B 53, 54 / 07) die Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren beispielsweise in Form von TIF- oder PDF-Dateien als eine zulässige Form der Aufbewahrung bestätigt. Dabei gelten die unternehmensspezifischen Regeln (§§ 238 ff. HGB und § 147 Abs. 3 AO) der unveränderten und ordnungsgemäßen Aufbewahrung wie in der Papierwelt.

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