Schlagwort-Archive: archiv

Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Management. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten eines Enterprise Content Management Systems zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als „Records Management“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden. Der wissenschaftliche Begriff eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierung ist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der Dokumen-tenmanagement-Branche verwendet wird. Der Begriff der elektronischen Archivierung wird sehr unterschiedlich benutzt. Während heute Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in his-torischen Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Speicherzeiträumen von mehreren Jahr-hunderten gesprochen. Angesichts der sich ständig verändernden Techniken, immer neuer Software, Formate und Standards, ist dies eine große Herausforderung für die Informationsgesellschaft. Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechniken wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Immer mehr Information entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema elektronische Archivierung auseinanderzusetzen. Revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches § 239, § 257 HGB sowie der Abgabenordnung § 146, § 147,§ 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt.
Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) geben hier die Grundlagen für die Speicherung, unabhängig ob in herkömmlichen Papierarchiven oder elektronischen Systemen, vor (siehe Revisionssicherheit). Die Anforderungen sind in dem Code of Practice „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. 1996 zusammengefasst worden. Die Definition für revisionssichere Archivierung stammt ursprünglich von Ulrich Kampffmeyer bereits aus dem Jahr 1992. International ist die Funktionalität und der Umfang von elektronischen Archiven in der Norm ISO 14721 OAIS Open Archival Information System und der von Records-Management-Systemen in der ISO 15489-1/-2 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung definiert. In Deutschland können unter dem Aspekt der Sicherheit und Prüfung von Archivsystemen die IT-Grundschutz-Kataloge des BSI herangezogen werden. Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung#Definitionen

Strategie | Digitalisierung erfordert neue Sourcing-Konzepte

 

#strategie, Spannungsfeld aus Personalmangel, Einführung

 

Die Digitalisierung verändert alles. Sie beeinflusst die Kernprozesse der Unternehmen und ordnet etablierte Unternehmensstrukturen neu. Bisherige Geschäftsmodelle werden umgestaltet und digitalisiert. Der Technologiesprung hin zu Big Data, Cloud und Mobile führt zu andersartigen Möglichkeiten der Vermarktung von Produkten und Services sowie der Art der internen Leistungserbringung und Zusammenarbeit. Die IT überwindet dabei seit einigen Jahren die Grenzen starrer und unflexibler Geschäftsprozesse und wird zu einem weiteren Produktionsfaktor. Die Digitalisierung, auch als vierte industrielle Revolution bezeichnet, verändert die bisherigen Sourcing-Strategien der Unternehmen.

Ein bedeutendes Element sind dabei „Business Innovation/Transformation Partner“ als Dienstleistungspartner. Sie decken in ihrem Portfolio die gesamte Wertschöpfungskette ab, von der Management-/IT-Beratung über die Systemrealisierung/-integration bis hin zum Betrieb von IT-Systemen.

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Wissensmanagement | Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

Eine der größten Herausforderungen der modernen Intranets heutzutage ist der Information Overload. Wenn früher das klassische Intranet hauptsächlich als Mittel für eine 1:n Push-Kommunikation genutzt wurde, ist eines der Hauptziele eines Social Intranets, jedem einzelnen Mitarbeiter das freie Erstellen von Inhalten zu ermöglichen. Der Mitarbeiter wird von einem reinen Konsumenten zu Autor und Mitgestalter des Intranets. Somit entsteht eine enorme Menge an nutzergenerierten Inhalten, was dazu führt, dass man schnell den Überblick verliert. Je mehr Funktionalitäten ein Intranet bündelt (Blogs, Wikis, Dokumente, Projekträume, Interessensgruppen etc.), desto größer wird dieser Informationsfluss und desto schwieriger ist es, sich im Intranet zurechtzufinden. Der alltägliche Arbeitsprozess im Unternehmen erfordert an erster Stelle den mühelosen Zugriff auf die für mich relevanten Daten, was aus den oben genannten Gründen zu einer großen Herausforderung wird.

Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist? 

Personalisierte Dashboards bieten eine Lösung für diese beiden Probleme.

personalisiertes_dashboard_übersicht

 

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Kanzlei Wissensmanagement | Wissenseffizienz

Die tägliche Suche nach Dokumenten und Dateien raubt den Mitarbeitern in den Kanzleien aus Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Notariat täglich bis zu 20% der Arbeitszeit. Das einzelne Aufrufen unterschiedlicher Datenbanken und Datenquellen sowie die Konsolidierung der verschiedenen Suchergebnissen zählt zu den mühsamen und ineffizienten Aufgaben. Auch vor dem Hintergrund, dass sich etwa 42% des Kanzleiwissens in Dokumente und Dateien verbergen, gibt es einen enormen Handlungsbedarf bei der Optimierung der täglichen Wissensbeschaffung und Wissensteilung in den Kanzleien. 

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