Prozess | Klare Strukturen steigern die Produktivität

Komplexität schadet der Produktivität und sorgt für ein schlechtes Arbeitsklima. Die Kunst liegt darin, Strukturen zu vereinfachen und Entscheidungsebenen zu reduzieren. Einfache Regeln führen schnell und effizient zum Ziel.

Schon seit Jahren diskutieren Manager, wie negativ sich Komplexität auf die Produktivität und die Arbeitsmoral in ihren Unternehmen auswirkt.

Verschiedene Umfragen von IBM und KPMG unter Vorstandsvorsitzenden unterstreichen die Vermutung: Komplexität ist heute eine der wichtigsten Herausforderungen überhaupt.

Ein Problem zu kennen, heißt noch nicht, es lösen zu können. Manager sind schon jetzt in der Regel überarbeitet und gestresst und können ihr Pensum gerade so erfüllen. Es ist paradox: Die meisten Manager nehmen sich keine Zeit, um sich damit auseinanderzusetzen. Wer tief im Schlamassel sitzt, kann sich selbst nicht am Schopf aus dem Sumpf ziehen.

Wir glauben, dass jeder Manager strategische Werkzeuge benötigt, um Komplexität in seinem Umfeld zu reduzieren, auf seine persönliche Art und Weise. Deshalb haben wir eine simple, siebenstufige Vereinfachungsstrategie entwickelt. Diese Stufen können jederzeit in einer anderen Reihenfolge angewendet werden, je nachdem, womit die schnellsten Erfolge erzielt werden können. Allerdings sollten mit der Zeit alle sieben Schritte erfolgen. Denn die Vereinfachung von Komplexität muss eine Kernkompetenz Ihres Unternehmens werden, und ist nicht nur ein zeitlich begrenztes Projekt.

 

1. Entrümpeln Sie Ihre Organisation. Schaffen Sie unnütze Regeln und Aufgaben ohne Nutzen ab – Zeitfresser, die es in den meisten Unternehmen zuhauf gibt. Prüfen Sie beispielsweise, wie viele Mitarbeiter Kostenabrechnungen oder kleinere Anschaffungen abzeichnen müssen. Oder wie häufig Präsentationen abgestimmt werden müssen, bevor sie gezeigt werden. Wenn Sie ein paar einfache Aufgaben streichen, schaffen Sie damit mehr Bewegungsfreiheit, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

2. Verändern Sie die Perspektive. Vereinfachung sollte dazu dienen, Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten. Sie sollten möglichst früh herausfinden, was Ihre Kunden wirklich wollen und was Sie dafür tun können, damit sie noch erfolgreicher werden. Ein Beispiel: Eine Managerin nahm ihr Team zu einer Fabrikbesichtigung beim Kunden mit. Sie sollten sehen, wir ihr Produkt eingesetzt wird. So bekamen die Mitarbeiter neue Denkanstöße, wie sie das Produkt verbessern konnten.

3. Das Wichtigste zuerst. Ein Schlüssel zu mehr Einfachheit ist es herauszufinden, was wirklich zählt und was nicht. Die Prioritätenliste muss kontinuierlich angepasst werden, wenn neue Aufgaben dazukommen.

4. Nehmen Sie den kürzesten Weg. Wenn Ihnen klar ist, dass Sie an den richtigen Dingen arbeiten, streichen Sie die Extraschritte in den Kernprozessen. Wo sind die irrelevanten Schleifen und Dopplungen, aber auch die Chancen, die Prozesse so schlank wie möglich zu machen?

5. Hören Sie auf, nett zu sein. Ein Muster, das die Komplexität verursacht oder steigert, ist die Tendenz, sinnlose Tätigkeiten nicht anzusprechen. Beispielsweise scheuen sich Mitarbeiter, erfahrene Kollegen herauszufordern, die ohne Absicht für mehr Komplexität sorgen. Das gilt zum Beispiel dann, wenn sie Meetings schlecht leiten, Aufgaben nicht eindeutig verteilen, unnötige E-Mails verschicken, endlos analysieren oder andere mangelnde Führungsqualitäten an den Tag legen. Um diesem Trend entgegenzuwirken, sollten Sie den konstruktiven Austausch mit Ihren Kollegen suchen. Weisen Sie ehrlich auf persönliche Verhaltensweisen hin, die die Unübersichtlichkeit fördern.

6. Reduzieren Sie die Ebenen und vergrößern Sie die Fachbereiche. Eine weitere Ursache für Komplexität in Unternehmen ist die Tendenz, viele Entscheidungsebenen einzuführen. Das führt dazu, dass Manager manchmal nur die Verantwortung für ein oder zwei Mitarbeiter tragen. In diesem Fall fühlen sich die Führungskräfte oft dazu verpflichtet, alles zu hinterfragen, was ihre Mitarbeiter tun. Das steigert die Arbeitsbelastung und verschlechtert das Klima. Sie sollten in regelmäßigen Abständen die Organisationsstruktur durchleuchten, um Mikromanagement zu vermeiden. Begrenzen Sie die Anzahl der Managementebenen und vergrößern Sie die Entscheidungsbereiche.

7. Verfallen Sie nicht wieder in den alten Trott. Vergessen Sie nicht: Komplexität ist wie Unkraut. Es kann jederzeit wieder wuchern. Wenn Sie meinen, das Problem sei gelöst, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 6.

Manager müssen die Kunst der Vereinfachung als eine der wichtigsten Führungskompetenzen entwickeln. Sie muss zu einem unverzichtbaren Teil der Geschäftsstrategie werden. Diese sieben Schritte werden Ihnen hoffentlich bei diesem Prozess helfen.

Fundstelle/Quelle: http://www.harvardbusinessmanager.de/meinungen/artikel/organisation-einfache-strukturen-fuer-mehr-produktivitaet-a-909918.html

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