Kanzlei Wissensmanagement | Eine Suche für alle Informationen – DMS, E-Mail, Intranet –

Kanzleiweite Suche von Daten und Informationen

Das Erstellen und Abspeichern von E-Mails, Dokumenten und Dateien kommt wahrschein-lich mehrere tausendmal am Tag in Ihrer Kanzlei vor. Soweit so gut! Allerdings ist die Realität davon bestimmt, dass jeder Mitarbeiter eine unterschiedliche Dateibezeichnungs-logik bei der Speicherung von Dateien und Dokumente verwendet. Insoweit besteht die tägliche Herausforderung darin, richtige Dokumente zum richtigen Zeitpunkt zu finden. Erschwerend kommt hinzu, dass sich häufig auch wichtige Informationen im kanzleieigenen Wiki oder Intranet befinden, welche wohlmöglich bei einer Informationssuche gar nicht berücksichtigt werden. Schlimmer noch, wenn durch die Unauffindbarkeit der erforder-lichen Informationen Doppelarbeiten erforderlich werden. Um die Übersicht zu bewahren, lasse ich an dieser Stelle mal die steigende Informationsflut, den Wettbewerbs- und Kosten-druck sowie die immer kürzer werdenden Bearbeitungszeiten außer Acht.

Vor dem Hintergrund, dass sich etwa 46% des Kanzleiwissens in Dokumenten und Dateien verbergen, stellt sich also die Kardinalsfrage: Wie verschaffe ich mir und meinen Mitar-beitern die erforderliche Transparenz über das verfügbare Kanzleiwissen?

Ein Dokumentenmanagement System als Allheilmittel? Ein Trugschluss! Ein sogenanntes DMS System dient dem Zweck, Dokumente und Vorgänge elektronisch zu archivieren.

Lösungsansatz Informationsbeschaffung

Nutzen Sie Ihre Zeit besser, als jede verfügbare Informationsquelle in Ihrer Kanzleium-gebung einzeln abzufragen, Teilergebnisse mühsam und zeitraubend zu einem Gesamt-ergebnis zu konsolidieren.

Kanzlei Wissensmanagement, Wissenstransparenz

 

Eine kanzleiweite Suche hilft Ihnen, Kollegen und Mitarbeitern – unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte – jede kleinste Information anwendungsübergreifend wiederzufinden. Unab-hängig davon, ob es sich bei der gesuchten Information um ein Dokument, Kalendereintrag, eine Notiz, E-Mail o.ä. handelt und wo es hinterlegt worden ist. Sekundenschnell entsteht zur direkten Weiterverwendung ein grafischer, umfassender und klar strukturierter Über-blick zu den Suchergebnissen. Möglich ist die Suche nach bestimmten Daten auch von unterwegs, via mobilem Endgerät, wie Smartphone und Tablet-PC.

Lösungsansatz Informationsflut

Die steigende Informationsflut stellt eine besondere Belastung für die Mitarbeiter in den Kanzleien dar. Schützen Sie sich und Ihre Mitarbeiter davor.

Kanzlei Wissensmanagement, Dashboard

 

Sie allein entscheiden, welche Informationen für Sie wichtig sind! Egal, ob Nachrichten oder Wetterdienste, die neusten Kanzleipublikationen oder eben die aktuellen Dokumente, welche Sie gerade in Bearbeitung haben. Alles auf einem Dashboard! Fast hätte ich es ver-gessen, Ihre zentralen Suchabfragen – die Abfrage über alle Datenquellen in der Kanzlei – starten Sie natürlich auch von Ihrem persönlichen Dashboard.

Weitere Informationen

Sie benötigen weitere Informationen? Ihr Kontakt.

 

 

 

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