Dokumentenmanagement | Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren

Bereits in seinem Beschluss vom 26.9.2007 hat der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen : I B 53, 54 / 07) die Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren beispielsweise in Form von TIF- oder PDF-Dateien als eine zulässige Form der Aufbewahrung bestätigt. Dabei gelten die unternehmensspezifischen Regeln (§§ 238 ff. HGB und § 147 Abs. 3 AO) der unveränderten und ordnungsgemäßen Aufbewahrung wie in der Papierwelt.

Zur Umsetzung des elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehrs mehren sich Rechtsvorschriften, die die elektronische Aktenführung zulassen oder vorschreiben. Der parallele Umgang mit Papierdokumenten ist aber nach wie vor erforderlich und wird es auch zukünftig sein, da die Digitalisierung von Altbeständen längst noch nicht abgeschlossen ist und weiterhin Neu-Eingänge in Papier erfolgen werden. Die Originale werden bislang in einer Vielzahl von Fällen weiter aufbewahrt, um ggfs. folgenreiche Konflikte mit gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften zu vermeiden. Gleichzeitig werden sie zur Erleichterung der internen Aktenbearbeitung häufig eingescannt. Die Aufbewahrung der Papieroriginale stellt eine hohe finanzielle und organisatorische Belastung der betroffenen Stellen dar. In rechtlicher Hinsicht bestehen – neben der in verschiedenen Rechtsgebieten sehr unterschiedlichen Regelungen zur Zulässigkeit des ersetzenden Scannens – Unsicherheiten aufgrund uneinheitlich ausgestalteter technisch-organisatorischer Anforderungen. Das Recht kann immer allenfalls abstrakte rechtliche Anforderungen stellen. Trotz zahlreicher Bemühungen, zum Beispiel im Bereich der steuerrelevanten und kaufmännischen Unterlagen, bleibt die technische Umsetzung weitestgehend dem Anwender überlassen. Aufgrund vielfältiger Scanlösungen am Markt, die bei der Umsetzung von Sicherheitsvorgaben stark variieren oder aus einer ganzheitlichen informationstechnischen Betrachtung heraus unvollständig sind, führt dies zu Unsicherheit in der praktischen Anwendung, so das BSI  (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik).

Die TR RESISCAN hat zum Ziel, diese Lücke zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen sowie der zuverlässigen technischen Realisierung des Scannens zu schließen. Auf Basis der bereits existierenden Empfehlungen – wie zum Beispiel DOMEAGDPdU und weiteren, deren Gültigkeit durch diese TR nicht beeinträchtigt wird – führt die TR entlang eines strukturierten Scanprozesses die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen, die beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, zusammen. Dabei werden die Ziele der Informationssicherheit und der Rechtssicherheit gleichermaßen berücksichtigt. Weiter zum Beitrag ersetzendes Scannen und den Hauptdokument und Anlagen.

Literaturhinweis: Steuersicher archivieren

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