Archiv der Kategorie: Kanzlei Wissensmanagement

Wissensmanagement Lösungen für Kanzleien, für Steuerberater, für Rechtsanwälte, Notare und deren Mandanten sowie Rechtsabteilungen und Steuerabteilungen

Collaboration | Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

 

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Eine der größten Herausforderungen der modernen Intranets heutzutage ist der Information Overload. Wenn früher das klassische Intranet hauptsächlich als Mittel für eine 1:n Push-Kommunikation genutzt wurde, ist eines der Hauptziele eines Social Intranets, jedem einzelnen Mitarbeiter das freie Erstellen von Inhalten zu ermöglichen. Der Mitarbeiter wird von einem reinen Konsumenten zu Autor und Mitgestalter des Intranets. Somit entsteht eine enorme Menge an nutzergenerierten Inhalten, was dazu führt, dass man schnell den Überblick verliert. Je mehr Funktionalitäten ein Intranet bündelt (Blogs, Wikis, Dokumente, Projekträume, Interessensgruppen etc.), desto größer wird dieser Informationsfluss und desto schwieriger ist es, sich im Intranet zurechtzufinden. Der alltägliche Arbeitsprozess im Unternehmen erfordert an erster Stelle den mühelosen Zugriff auf die für mich relevanten Daten, was aus den oben genannten Gründen zu einer großen Herausforderung wird.

Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

Der Nutzen eines Dashboards

Das Dashboard stellt eine Art Instrumententafel dar, mit dem grundlegenden Zweck, den alltäglichen Arbeitsprozess im Intranet zu optimieren. Es besteht aus diversen Werkzeugen (sog. Widgets), welche den Zugang zu unterschiedlichen Informationen und Funktionalitäten ermöglichen.

Dashboards werden heutzutage oft als Startseite und somit als Eingangstor des modernen Intranets genutzt. Ihre Aufgabe ist es, relevante Informationen aus dem Intranet an einer Stelle zusammenzuführen und den Zugriff auf wichtige Funktionalitäten zu erleichtern.

Personalisiertes Dashboard

Der Ausgangpunkt jedes Dashboards sind die Standardeinstellungen. Diese bieten eine vordefinierte Zusammenstellung von Widgets, welche auf einen Blick alle wichtige Informationen zusammenfassen sollen. Wie kann man aber Widgets anbieten, welche nur die für mich relevanten Inhalte darstellen (z. B. aktuelle Nachrichten und Veranstaltungen aus meinem Bereich bzw. Standort, neueste Dokumente aus meinen Projekträumen etc.)? Die Lösung hier lautet Personalisierung durch kontextuelle Filterung der Inhalte, abhängig von den Daten über den aktuell angemeldeten Nutzer. Solche Daten sind z. B. Einordnung in der Organisation oder Mitgliedschaft in Projekten und Gruppen.

Natürlich sollte man sich nicht nur auf die für den Nutzer relevanten Informationen begrenzen. Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Intranets ist die Einbeziehung und das Engagement der Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, den Nutzer auch über neue und interessante Informationen bzw. Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten. Zu Hilfe kommen an dieser StelleActivity Streams. Diese zeigen zum einen die Vitalität des Intranets und fordern zum anderen die Interaktion. Einen weiteren Schritt in dieser Richtung wäre der Einsatz von Recommendation Engines, welche das Verhalten der Nutzer im System analysieren und abhängig davon auf interessante Inhalte verweisen.

Individualisiertes Dashboard

Ein Dashboard soll die wichtigsten Informationen an einer Stelle zusammenführen. Was heißt aber wichtig? Die Wichtigkeit von Informationen ist ein sehr subjektives Kriterium und kann daher nicht zentral vorgegeben werden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in derIndividualisierung.

Um das Dashboard an seine individuellen Bedürfnisse anpassen zu können, soll jeder Nutzer das Layout und Umfang dieses anpassen können. Hierbei kann der Anwender aus einer Sammlung von Widgets die für ihn passenden auswählen und hinzufügen, bestehende Widgets entfernen oder Position und Anordnung der einzelnen Widgets beliebig ändern.

Einen noch höheren Optimierungsgrad bei der Individualisierung der Oberfläche kann damit erreicht werden, indem für die einzelne Widgets diverse Einstellungen angeboten werden, wie z. B. die Anzahl der Einträge, die Art der Sortierung oder die Auswahl von Quellen und Kategorien der anzuzeigenden Inhalte.

Über die Grenzen der Internet-Anwendung hinaus

Ein Dashboard muss sich aber nicht ausschließlich auf die Darstellung von Inhalten nur aus der Intranet-Applikation begrenzen. Es kann auch in Richtung eines Portals ausgebaut werden und Zugriff auf Informationen und Funktionalitäten aus anderen Unternehmensanwendungen bieten, welche aus dem einen oder anderen Grund ihren Weg nicht ins Intranet gefunden haben, z. B. Dokumentenmanagement-, HelpDesk-, CRM- oder Raumplanung-Tools. Die Integration zwischen den Anwendungen wird heutzutage über diverse Programmierschnittstellen leicht gemacht.

Man kann auch einen Schritt weiter gehen und den Zugriff auf externe Dienste (z. B. Nachrichten, Wetter, Börsenkurse) oder die Einbindung externer RSS-Feeds ermöglichen. Durch die Einspeisung von Informationen außerhalb der reinen Intranet-Anwendung rückt das Intranet noch näher an den Mitarbeiter und wird zum Eingangstor des virtuellen Arbeitsplatzes.

Fazit

Personalisierte Dashboards bilden heutzutage den Quasi-Standard für die Startseite jedes modernen Intranets und agieren als Eingangstor des virtuellen Arbeitsplatzes. Sie dienen der Aggregation von relevanten oder interessanten Informationen und optimieren somit  die Kommunikation und Informationsverteilung innerhalb des Unternehmens. Sie bieten direkten Zugriff auf wichtige Funktionalitäten und verbessern die Navigation innerhalb des Systems. Das alles macht das personalisierte Dashboard zu einem wesentlichen Bestandteil einer erfolgreichen Intranet-Plattform. Quelle: Bilder Wissensmanagement-steuerberatung.de, Text: http://www.socialbusinessevolution.de/, Nikolay Borisov

 

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Mehr als 50 Programmierschnittstellen und Konnektoren „out of the box“

Nachfolgend finden Sie eine Liste von bereits verfügbaren Systemschnittstellen für die Wissensmanagement Lösung für Wirtschaftsprüfer, für Steuerberater, für Rechtsanwälte, für Notare und für Mandanten aus dem Mittelstand. Alleine 11 Mitarbeiter befassen sich nur mit der Entwicklung von Systemanbindungen für die Wissensmanagement Software Lösung für Kanzleien und mittelständische Mandanten. Sie können also ganz entspannt bleiben, wenn Sie an dieser Stelle eine bestimmte Schnittstelle vermissen.  Antworten auf Ihre Fragen 

ARIS, Atlassian Confluence 3.x, Atlassian Confluence 4.x, Atlassian Jira, CMS Imperia, Cuadra STAR, Datev, Datev DMS,Docuware, DokuWiki, ELO, EASY ECM, IBM Lotus Notes, iCal, Just Connect, LDAP Microsoft Active Directory, Liferay, Microsoft Dynamics, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Novell, OCR, Open Text Content Server, OpenText DOMEA, phpBB, RSS-Feeds, SAP, Signavio, Social Bookmarking,, TikiWiki, Twitter, Typo 3, vtiger CRM

Dokumentenmanagement | Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren

Bereits in seinem Beschluss vom 26.9.2007 hat der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen : I B 53, 54 / 07) die Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren beispielsweise in Form von TIF- oder PDF-Dateien als eine zulässige Form der Aufbewahrung bestätigt. Dabei gelten die unternehmensspezifischen Regeln (§§ 238 ff. HGB und § 147 Abs. 3 AO) der unveränderten und ordnungsgemäßen Aufbewahrung wie in der Papierwelt.

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WEB 2.0 | Social Media Leitfaden

Social Media haben in den vergangenen Jahren unsere Internetnutzung entscheidend geprägt und verändert. Für Millionen von Nutzern sind sie aus der alltäglichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Für Unternehmen sind soziale Medien daher in vielen Bereichen zu einem wichtigen Wertschöpfungsfaktor geworden, so BITKOM in der heutigen Pressemitteilung.

Zwar setzen bereits drei Viertel der deutschen Unternehmen Social Media auf die eine oder andere Weise ein, viele Firmen sind jedoch noch unsicher, welche Art von Engagement für sie wirklich sinnvoll ist und welche strategische Vorgehensweise sich für sie am besten eignet. Zum Leitfaden. (Quelle:BITKOM)

Außerdem, wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer entscheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist?

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Literatur | Praxishandbuch internationale Compliance-Management-Systeme

 

ISO 19600 Compliance

 

Die international anerkannte Richtlinie für CMS schafft als neuer Standard ISO 19600 einheitliche Rahmenbedingungen. Sie ist anwendbar auf alle Branchen und eignet sich für große Aktiengesellschaften wie für gemeinnützige Vereine. Was man zur praktischen Einrichtung eines Compliance-Management-Systems nach ISO 19600 konkret wissen muss, erläutert Peter Fissenewert umfassend und verständlich.

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Literatur | Web oder stirb!

 

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Strategie- und Content-Spezialistin Dr. Kerstin Hoffmann zeigt, wie Sie für Ihr Unternehmen eine passgenaue Kommunikationsstrategie entwickeln. In vier klar gegliederten Teilen erhalten Sie einen umfassenden Überblick darüber, was Sie an Wissen, Orientierung, Handwerkszeug und Ressourcen brauchen, um im digitalen Wandel zu bestehen. Lassen Sie sich inspirieren!

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Literatur | Information und Wissen als Wettbewerbsfaktoren – Analysen und Managementansätze

 

Information und Wissen als Wettbewerbsfaktoren

 

Information und Wissen gehören zu den wenigen verbliebenen, strategischen Ressourcen der post-industriellen Welt. Häufig werden diese Ressourcen als Produkte von IT-Infrastruktur betrachtet. Die Autoren untersuchen in diesem Buch Information und Wissen losgelöst von der technischen Perspektive. Denn der Wettbewerbsvorteil, der durch Informationen und Wissen entsteht, hängt entscheidend von der inhaltlichen Bedeutung und dem richtigen Einsatz zum
richtigen Zeitpunkt ab. In diesem Buch werden ganzheitliche Managementansätze zur Nutzung von Information und Wissen im Unternehmenskontext vorgestellt, darunter viele praxisnahe Heuristiken und pragmatische Lösungen. Zudem wird dargestellt, ab welcher Unternehmens-größe und für welche Branchen ein professioneller Umgang mit der Ressource Wissen Nutzen stiften kann. Die wesentlichen Aspekte im Blick – zeitgemäßes Management von Wissen und
Information (Quelle:Walter de Gruyter GmbH).

Information und Wissen als Wettbewerbsfaktoren – Analysen u. Managementansätze

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Wissensmanagement & Records Management | Synergien für die Unterstützung von Compliance-Anforderungen

Wissensmanagement Software Lösungen für Kanzleien und Mandanten wurden bisher lediglich als eine völlig losgelöste Anwendung betrachtet. Hier findet ein Umbruch statt. Insbesondere zwischen Records Management und Wissensmanagement gibt es mehr Synergien als Trennendes.

Records Management liefert für das Wissensmanagement in den Wirtschaftskanzleien, mittel-ständischen Unternehmen und in Konzernbetrieben einen unschätzbaren Mehrwert. Eine klas-sifizierende Indexierung bedarf einer möglichst hohen Datenqualität. Das gilt für regelbasierte und mathematische Verfahren gleichermaßen. Viele Verfahren erreichen nur eine befriedi-gende Qualität, wenn sie auf Vorwissen in Form von Referenzdaten aufbauen können. Hierfür ist die manuelle Annotation von Metadaten und durch die Sicherung der Kontrolle über die Inhalte mit Hilfe von Dokument-Management-Systemen ein wesentlicher Beitrag.

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Literatur | Wissensmanagement in der Praxis – Methoden – Werkzeuge – Beispiele

 

praxis-wissensmanagement

 

Wissen hat sich zu einer mächtigen Ressource entwickelt und entscheidet immer mehr über die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Doch wie wird sichergestellt, dass jemand genau die Informationen erhält, die er für seine tägliche Arbeit braucht, und nicht in einer Wissensflut ertrinkt? Wie funktioniert ein effektiver Wissensaustausch? Wie wird Wissen erhalten, entwickelt, vermehrt und wie kann nachhaltig daraus gelernt werden?

Dieses Werk gibt Antworten und zeigt Ihnen, wie Sie Wissen bewusst managen und zielgerichtet einsetzen können. Die einzelnen Methoden des Wissensmanagements werden praxisorientiert dargestellt. Sie erfahren, wann sich welche Methode anbietet und welches Ergebnis Sie damit erzielen können. Konkrete Handlungsanleitungen zur Umsetzung sowie viele Beispiele und Fallstudien erleichtern Ihnen dabei den Praxistransfer.

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Literatur | Wissen und Macht in Organisationen: Wissensmanagement im Spannungsfeld zwischen individuellen und kollektiven Zielen

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Die strategische Bedeutung, die viele Unternehmen dem Wissensmanagement beimessen, ist groß. Aus der Überlegung heraus, dass Produktionsfaktoren wie Boden, Kapital und die reine Arbeitskraft zugunsten des intellektuellen Kapitals an Einfluss verlieren, wurden Anstrengungen unternommen, die Leitgedanken des Wissensmanagements für die Praxis gangbar zu machen. Wissensmanagement entwickelte sich in den letzten Jahren zu einem weitverbreiteten Schlagwort, doch scheint hinsichtlich bemerkbarer Erfolge bei vielen Unternehmen inzwischen eine gewisse Ernüchterung einzukehren. Im Folgenden sollen die zentralen Probleme des Wissensmanagements aufgegriffen und detailliert auf eine bestimmte Untermenge davon eingegangen werden. Der Schwerpunkt der Untersuchung liegt hierbei auf Personen und deren Bereitschaft, Wissen zu teilen.

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Literatur | Informationstechnologie und Wissensmanagement

 

Band 5

 

Band 5 des IDW Handbuchs für das Management kleiner und mittelgroßer WP-Praxen zeigt Ihnen, wie neue Technologien und Programme Sie bei der Führung Ihrer Wirtschaftsprüferpraxis unterstützen können. Angefangen mit der Auswahl und Installation der geeigneten Betriebssysteme und Software für die Betriebsführunggehen Kons/Döbbel dabei auch auf fachliche Programme der Rechnungslegung und Prüfung ein. Breiten Raum nimmt das elektronische Wissens- und Dokumentenmanagement ein, das gerade für Wirtschaftsprüfer von großer Bedeutung ist. Konkrete Tipps und Hinweise erhalten Sie auch zur Nutzung der Angebote des Web 2.0 wie z.B. social networking. Der Band unterstützt Sie zudem bei der Entwicklung einer E-Business-Strategie.

Der Anhang bietet Ihnen u.a. Checklisten zur Bewertung von Software zur Erstellung von Internetseiten und von Dokumenten-Management-Systemen. Diese Vorlagen stehen zusätzlich zum Download zur Verfügung.

Im IDW Handbuch für das Management kleiner und mittelgroßer WP-Praxenunterstützen acht thematische Bände bei der Organisation und der betriebswirtschaftlichen Planung einer WP-Praxis:

– Praxistipps, Checklisten und Musterformulierungen können einfach und schnell übernommen   werden,

– zugeschnitten auf die Anforderungen kleiner und mittelgroßer WP-Praxen sowie von    Existenzgründern,

– von Praktikern für Praktiker entwickelt,

– inklusive Online-Bereich mit elektronischen Arbeitshilfen und weiteren Informationen.

(Quelle: IDW Verlag GmbH, https://shop.idw-verlag.de/product.idw?product=11330)